Digitale parkeervalidatie: Kopersgids | RFP Checklist
.jpg)
Als u een kantoorgebouw met parkeervoorziening beheert, zal vroeg of laat iemand een parkeerapp voorstellen. Een huurder wil dat medewerkers plaatsen reserveren, een HR-team heeft al verschillende tools vergeleken en de vraag ligt op uw bureau: voegt u parkeersoftware voor de werkplek toe aan uw parkeersysteem, of beheert u alles in één systeem?
Het antwoord hangt af van de mensen voor wie u het parkeren beheert. Parkeersoftware voor de werkplek verdeelt plaatsen van één bedrijf onder de eigen medewerkers en vereist altijd een onderliggend parkeersysteem. Een geïntegreerd parkeersysteem beheert de volledige parkeerfaciliteit via één leverancier: slagbomen, kentekenherkenning, autorisaties voor alle huurders en bezoekers, betaling en service. Bij meerdere huurders, locaties of betaald parkeren is een geïntegreerd systeem doorgaans de betere keuze.
SKIDATA is een geïntegreerd parkeersysteem voor kantoorgebouwen, met hardware en software van begin tot eind. Huurders beheren hun eigen medewerkers en bezoekers, de exploitant stelt parkeercapaciteitslimieten per bedrijf in en autorisaties, betaling en validatie werken in hetzelfde systeem als de slagbomen. JBG Smith beheert met SKIDATA vanuit één controlekamer het parkeren voor meer dan 300 huurders in Crystal City, Washington D.C.
Wat is het verschil tussen een parkeersysteem en parkeersoftware voor de werkplek?
Een parkeersysteem exploiteert de parkeerfaciliteit. Parkeersoftware voor de werkplek bepaalt welke medewerkers een plaats krijgen. Een kantoorparkeerplaats moet beide functies vervullen, en die worden gemakkelijk met elkaar verward.
De eerste functie is het exploiteren van de parkeerfaciliteit. Slagbomen, kentekenherkenning, autorisaties voor alle huurders, bezoekers en leveranciers, betaling, validatie, monitoring én de monteur die komt wanneer er een storing is. Zonder deze basis is er niets om toe te wijzen. In aanbestedingstaal heet dit een PARCS: een parkeer toegangs- en opbrengstcontrolesysteem.
De tweede functie ligt daarboven: bepalen welke medewerkers op welke dag een plaats krijgen. Hoe zorgt u voor eerlijkheid wanneer 300 mensen 80 plaatsen delen, en wat gebeurt er als iemand niet komt opdagen? Dat is wat parkeersoftware voor de werkplek doet. Deze software wordt aangeboden als software voor parkeerbeheer op kantoor, parkeerreserveringssysteem of onderdeel van een reserveringstool voor werkplekken, meestal aan HR- of workplace-teams van één bedrijf.
Veel tools voor werkplekbeheer presenteren zich als parkeerbeheersystemen, wat vergelijken niet eenvoudiger maakt. De nuttigste vraag is of een systeem de parkeerfaciliteit exploiteert of alleen bepaalt wie een plaats krijgt. Parkeersoftware voor de werkplek vereist altijd een onderliggend parkeersysteem én een koppeling tussen beide.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Solutions%20(2).jpg)
De sterke punten van parkeersoftware voor de werkplek
Het zou onterecht zijn om deze tools zomaar terzijde te schuiven. Ze zijn ontwikkeld voor hybride werken en doen precies daarvoor goed werk.
• Eerlijkheid tussen collega’s. Punten of credits voorkomen dat steeds dezelfde mensen alle dinsdagen krijgen.
• Geen lege gereserveerde plaatsen. Wachtlijsten en automatische vrijgave wijzen ongebruikte plaatsen toe aan de volgende persoon.
• Eén app voor de dag op kantoor. Werkplek, vergaderruimte en parkeren in dezelfde medewerkersapp.
• Snelle start. Wanneer er al een werkende slagboom aanwezig is, kan de software zelf snel worden uitgerold.
Als u het parkeren voor één bedrijf beheert, de slagboom werkt en de belangrijkste klacht de eerlijke verdeling onder hybride medewerkers betreft, is zo’n tool als aanvulling op uw parkeersysteem een verstandige keuze.
Waarom zijn twee afzonderlijke systemen problematisch voor beheerders van kantoorgebouwen?
Twee afzonderlijke systemen creëren hiaten in verantwoordelijkheden, koppelingen en gegevens, en het is aan de beheerder om die op te vullen. Een beheerder beheert niet het parkeren voor één bedrijf, maar voor een volledig gebouw of zelfs een hele portefeuille. Daar worden de verschillen tussen twee systemen zichtbaar.
Wie belt u? Wanneer een slagboom gesloten blijft, kan de oorzaak in de software, de koppeling of het parkeersysteem liggen. Elk onderdeel valt onder een andere leverancier en iedereen controleert eerst of de ander verantwoordelijk is. Met een geïntegreerd systeem is er één contract en één ticket.
De koppeling waarvoor niemand verantwoordelijk is. Elke update aan één van beide kanten vereist dat de verbinding opnieuw wordt getest. Een nieuwe versie van de app, nieuwe firmware, een vervangen camera. Dit werk komt meestal bij de beheerder terecht, net als de rekening.
Twee datasets. Toewijzingen worden vastgelegd in de parkeersoftware voor de werkplek. Inritten, uitritten en betalingen worden vastgelegd in het parkeersysteem. Iemand moet die gegevens elke maand met elkaar afstemmen, voor audits en rapportages aan huurders.
Eén bedrijf tegenover een volledig gebouw. De meeste tools voor parkeren op de werkplek worden door één bedrijf aangeschaft voor het eigen personeel. Bij tien huurders kan een beheerder uitkomen op tien verschillende tools voor dezelfde slagboom. De enkele platforms die voor vastgoedeigenaren zijn ontwikkeld, werken nog altijd met slagbomen en camera’s van een andere leverancier.
Bij een netwerkstoring. Software die de slagboom via het netwerk opent, is afhankelijk van die verbinding. Een parkeersysteem op locatie kan de toegang offline blijven beheren.
De werkelijk benodigde tijd. ‘Operationeel binnen enkele dagen’ klinkt aantrekkelijk. Maar eerst is een werkend parkeersysteem nodig, daarna de integratie, vervolgens de tests en pas dan de software. Het snelle deel is de laatste stap.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Reservations%20System%20(1).jpg)
Geïntegreerd parkeersysteem en parkeersoftware voor de werkplek: vergelijking
| Criterium | Geïntegreerd parkeersysteem (SKIDATA) | Gebruikelijke parkeersoftware voor de werkplek |
|---|---|---|
| Opent de slagboom | Ja. Autorisatie en slagboom vallen onder hetzelfde systeem | Niet zelfstandig. Vereist een integratie of aanvullende controller bij de slagboom, en sommige tools bieden dit helemaal niet |
| Kentekenherkenning | Geïntegreerd, van camera tot autorisatie | Geleverd door een andere aanbieder, wanneer gekoppeld |
| Slagbomen, terminals, camera’s | Geleverd en onderhouden door SKIDATA | Geen onderdeel van het product |
| Service bij storing | Hardware en software gedekt door één contract | Alleen softwareondersteuning. Een defecte slagboom valt onder de hardwareleverancier |
| Te onderhouden koppelingen | Geen tussen autorisaties en toegang | Minstens één, die na elke update aan één van beide kanten moet worden getest |
| Betaling en validatie | Geïntegreerd, inclusief betaald openbaar parkeren | Meestal niet inbegrepen in het product |
| Bezoekers, leveranciers, dienstverleners | Dezelfde regels en hetzelfde systeem als voor medewerkers | Hoogstens vooraf geregistreerde bezoekers. Al het overige blijft beheerd door het parkeersysteem |
| Meerdere huurders en parkeergarages | Meerdere bedrijven en parkeergarages in één B2B-webshop | Doorgaans ontworpen voor het personeel van één bedrijf |
| Eerlijke toegang tot beperkte capaciteit | Eerlijkheid op gebouwniveau: limieten per bedrijf en product, inclusief het aantal personen dat tegelijk kan parkeren, afgedwongen door het parkeersysteem zelf | Eerlijkheid binnen één bedrijf: punten, wachtlijsten, automatische vrijgave |
| Reservering van werkplekken en vergaderruimtes | Niet aangeboden. Tools van derden koppelen via SKIDATA Connect | Soms inbegrepen |
| Gegevens voor audits en rapportages aan huurders | Eén centrale bron: autorisaties, inritten, uitritten, betalingen | Minstens twee systemen die op elkaar moeten worden afgestemd |
| Netwerkstoring | Het systeem op locatie blijft toegang offline beheren | Het openen van de slagboom via het netwerk is afhankelijk van de verbinding |
| Tijd tot een operationele parkeerfaciliteit | Eén project. JBG Smith migreerde 64 rijstroken in twee fasen van elk twee tot vier weken | Eerst parkeersysteem, daarna integratie, vervolgens tests en dan software |
| Totale kosten | Eén contract voor de volledige parkeerfaciliteit, als project of abonnement met SKIDATA MSaaS | Licentie per gebruiker of plaats, boven op het parkeersysteem en de integratie |
Kort samengevat: een geïntegreerd parkeersysteem beheert de volledige kantoorparkeerfaciliteit, van slagboom tot het beheerdersportaal van iedere huurder, met één contract en één registratie van alle gebeurtenissen. Parkeersoftware voor de werkplek voegt een toewijzingslaag toe voor medewerkers van één bedrijf boven op het parkeersysteem van een andere leverancier.
Wat omvat een geïntegreerd parkeersysteem als SKIDATA voor kantoorgebouwen?
In een kantoorgebouw beheert SKIDATA beide aspecten: wie mag parkeren en de slagboom die toegang verleent. Autorisaties en toegangscontrole vormen één systeem, beheerd door de exploitant en gebruikt door alle huurders.
• Huurders beheren hun eigen personen. De beheerder van elk bedrijf voegt medewerkers toe, wijst een parkeerproduct en geldigheidsperiode toe en bepaalt vervolgens het identificatiemiddel: kenteken, QR-code, kaart of badge. Personen kunnen binnen enkele seconden worden geblokkeerd of verwijderd.
• Bezoekers zonder telefoontje naar de receptie. Huurders maken zelf bezoekerstoegang aan, met een tijdvenster en een kenteken of QR-code. De bezoeker ontvangt de gegevens per e-mail.
• De exploitant stelt de limieten in. Parkeercapaciteitslimieten per bedrijf en product, inclusief het aantal medewerkers dat tegelijk kan parkeren. Eerlijkheid tussen huurders is ingebouwd.
• Eén configuratie voor de volledige portefeuille. Meerdere bedrijven en parkeergarages werken in één B2B-webshop, en één beheerder kan meerdere bedrijven beheren.
• Al het overige in hetzelfde systeem. Kentekenherkenning, slagbomen, betaling, validatie, opladen van elektrische voertuigen, monitoring en rapportage.
Deze functies zijn geen afzonderlijke producten die aan elkaar zijn gekoppeld. Het zijn modules van SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), een hybride parkeerplatform dat als abonnement wordt geleverd. Selfservice voor huurders, online reserveringen, automatisch betalen en kentekenherkenning werken op hetzelfde platform dat de slagbomen aanstuurt; de exploitant kan modules toevoegen naarmate de behoeften van het gebouw veranderen.
In de praktijk: JBG Smith beheert vanuit één controlekamer het parkeren voor meer dan 300 huurders in Crystal City, Washington D.C., met 64 rijstroken en ongeveer 12.000 plaatsen. Het bedrijf meldt ongeveer 1 miljoen dollar aan jaarlijkse besparingen op exploitatiekosten. Torre Caleido in Madrid gebruikt kentekenherkenning voor ticketloze toegang tot 2.000 plaatsen die worden gedeeld door verschillende gebruikersgroepen.
Wat SKIDATA niet doet: het is geen reserveringstool voor werkplekken of vergaderruimtes. Een huurder die werkplekken en parkeren in één medewerkersapp wil plannen, kan nog steeds parkeersoftware voor de werkplek gebruiken. Die koppelt via SKIDATA Connect met SKIDATA, zodat de exploitant één parkeersysteem voor het volledige gebouw behoudt.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Solutions%20(1).jpg)
Geïntegreerd parkeersysteem of parkeersoftware voor de werkplek: wat past bij uw kantoorgebouw?
Hoe meer huurders, locaties en soorten verkeer u heeft, hoe rendabeler een geïntegreerd systeem is. Hoe sterker het probleem zich beperkt tot medewerkers van één bedrijf, hoe relevanter parkeersoftware voor de werkplek wordt.
| Uw situatie | Meest geschikte oplossing |
|---|---|
| Meerdere huurders delen één parkeerfaciliteit | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Meerdere parkeergarages of een volledige portefeuille | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Medewerkers, bezoekers, leveranciers en betaald openbaar parkeren in dezelfde garage | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Het oude parkeersysteem moet toch worden vervangen | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA, met later aanvullende werkpleksoftware als een huurder dat wenst |
| Eén bedrijf, eigen parkeerfaciliteit, een werkende slagboom en het probleem is de eerlijke verdeling onder hybride medewerkers | Parkeersoftware voor de werkplek als aanvulling op het parkeersysteem |
| Werkplekken, vergaderruimtes en parkeren plannen in één medewerkersapp is essentieel | Parkeersoftware voor de werkplek gekoppeld aan het parkeersysteem |
| Geen slagboom, geen camera’s, alleen een lijst met plaatsen | Alleen parkeersoftware voor de werkplek |
Wat moet een aanbesteding voor kantoorparkeren bevatten? Acht vragen voor elke leverancier
| Vraag | Antwoord van SKIDATA |
|---|---|
| Een bestuurder staat om 8.15 uur vast bij de slagboom. Wie belt u en wie stuurt een monteur? | SKIDATA, voor hardware en software die onder één contract vallen |
| Welke koppelingen bevinden zich tussen de autorisaties en de slagboom, en wie test ze na een update? | Geen. Autorisaties en toegangscontrole vormen één systeem |
| Kan iedere huurder zijn eigen medewerkers en bezoekers beheren binnen de limieten die ik instel? | Ja. Beheerders van huurders beheren hun eigen personen, terwijl de exploitant limieten per bedrijf en product instelt |
| Hoe worden bezoekers, leveranciers, dienstverleners en betalende klanten beheerd? | In hetzelfde systeem, inclusief betaling en validatie |
| Kunnen meerdere gebouwen en parkeergarages binnen één configuratie werken? | Ja. Meerdere bedrijven en parkeergarages in één B2B-webshop |
| Wat gebeurt er bij de slagboom wanneer de netwerkverbinding uitvalt? | Het systeem op locatie blijft toegang offline beheren |
| Hoe vervang ik mijn bestaande systeem zonder langdurige sluiting van rijstroken? | Gefaseerd. JBG Smith migreerde 64 rijstroken in twee fasen van elk twee tot vier weken |
| Welke certificeringen gelden voor de cloud, ondersteuning en hosting? | ISO 27001, ISAE 3402-geaudite hosting, ISO 9001, ISO 14001. Betaalkaartgegevens worden niet opgeslagen in SKIDATA-systemen |
Conclusie: wanneer moet een beheerder van een kantoorgebouw kiezen voor een geïntegreerd parkeersysteem?
Parkeersoftware voor de werkplek lost een reëel probleem op: toegang voor het personeel van één bedrijf. Een beheerder van een kantoorgebouw heeft een ander probleem. De parkeerfaciliteit moet elke ochtend werken voor alle huurders, bezoekers en leveranciers, met één verantwoordelijke partij wanneer dat niet het geval is. Dat is precies de rol van een geïntegreerd parkeersysteem.
Als u een parkeersysteem voor kantoren vervangt of een nieuw systeem plant, begin dan met bovenstaande vragen. En als een huurder vervolgens een eigen planningstool voor het personeel wil, is dat geen reden om de parkeerfaciliteit in tweeën te splitsen. Die tool kan eenvoudig koppelen.
Meer informatie:
• SKIDATA Office Parking: feiten, referenties en bewijs
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referentie: JBG Smith, Washington D.C.
• Referentie: Caleido, Madrid
• SKIDATA-certificaten
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)