Digital Parking Validation: Guida all'acquisto
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Se gestite un immobile direzionale con parcheggio, prima o poi qualcuno proporrà un’app di parcheggio. Un locatario vuole che il proprio personale possa prenotare i posti, il team HR ha già confrontato vari strumenti e la domanda arriva sulla vostra scrivania: aggiungere un software di parcheggio per l’ufficio al sistema di parcheggio esistente o gestire tutto in un unico sistema?
La risposta dipende dalle persone per cui gestite il parcheggio. Un software di parcheggio per l’ufficio distribuisce i posti di un’azienda tra i suoi dipendenti e richiede sempre un sistema di parcheggio sottostante. Un sistema di parcheggio integrato gestisce l’intero parcheggio tramite un unico fornitore: barriere, riconoscimento targhe, autorizzazioni per tutti i locatari, visitatori, pagamento e assistenza. In presenza di più locatari, più sedi o parcheggio a pagamento, il sistema integrato è generalmente la scelta migliore.
SKIDATA è un sistema di parcheggio integrato per immobili direzionali, con hardware e software end-to-end. I locatari gestiscono i propri dipendenti e visitatori, il gestore definisce limiti di parcheggio per azienda e autorizzazioni, pagamento e convalida funzionano nello stesso sistema delle barriere. JBG Smith gestisce, da un’unica sala di controllo e con SKIDATA, il parcheggio di oltre 300 locatari a Crystal City, Washington D.C.
Qual è la differenza tra un sistema di parcheggio e un software di parcheggio per l’ufficio?
Un sistema di parcheggio gestisce il parcheggio. Un software di parcheggio per l’ufficio stabilisce quali dipendenti ottengono un posto. Un parcheggio aziendale deve svolgere entrambe le funzioni, che è facile confondere.
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La prima funzione è gestire il parcheggio. Barriere, riconoscimento targhe, autorizzazioni per tutti i locatari, visitatori e fornitori, pagamento, convalida, supervisione e il tecnico che interviene in caso di guasto. Senza questi elementi, non c’è nulla da assegnare. Nel linguaggio delle gare d’appalto, questo si chiama PARCS: un sistema di controllo degli accessi e dei ricavi del parcheggio.
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La seconda funzione opera a un livello superiore: decidere quali dipendenti ottengono un posto e in quale giorno. Come garantire equità quando 300 persone condividono 80 posti, e cosa accade quando qualcuno non si presenta? Questo è ciò che fa un software di parcheggio per l’ufficio. Viene commercializzato come software di gestione del parcheggio aziendale, sistema di prenotazione del parcheggio o componente di uno strumento di prenotazione delle postazioni di lavoro, di norma rivolto ai team HR o workplace di una singola azienda.
Molti strumenti per la gestione del lavoro si presentano come sistemi di gestione del parcheggio, rendendo il confronto meno immediato. La domanda più utile è se un sistema gestisce il parcheggio o si limita a decidere chi ottiene un posto. Un software di parcheggio per l’ufficio richiede sempre un sistema di parcheggio sottostante e un’interfaccia tra i due.
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I punti di forza dei software di parcheggio per l’ufficio
Sarebbe ingiusto liquidare questi strumenti con troppa superficialità. Sono stati progettati per il lavoro ibrido e sono efficaci per questo impiego.
• Equità tra colleghi. Punti o crediti evitano che siano sempre le stesse persone a ottenere tutti i martedì.
• Nessun posto riservato lasciato vuoto. Liste d’attesa e rilascio automatico assegnano i posti inutilizzati alla persona successiva.
• Un’unica app per la giornata in ufficio. Postazione di lavoro, sala riunioni e parcheggio nella stessa app per dipendenti.
• Avvio rapido. Se è già presente una barriera operativa, l’implementazione del software è rapida.
Se gestite il parcheggio di una sola azienda, la barriera funziona e il problema principale riguarda l’equità tra dipendenti in modalità ibrida, aggiungere uno strumento di questo tipo al sistema di parcheggio è una scelta sensata.
Perché due sistemi separati creano problemi ai gestori di immobili direzionali?
Due sistemi separati creano lacune in termini di responsabilità, interfacce e dati, e spetta al gestore colmarle. Un gestore non amministra il parcheggio di una sola azienda, ma quello di un intero edificio o persino di un intero portafoglio immobiliare. È qui che emergono le differenze tra due sistemi.
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Chi chiamare? Quando una barriera resta chiusa, la causa può dipendere dal software, dall’interfaccia o dal sistema di parcheggio. Ogni elemento fa capo a un fornitore diverso e ciascuno verifica prima se il problema sia dell’altro. Con un sistema integrato c’è un solo contratto e un solo ticket.
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L’interfaccia di cui nessuno è responsabile. Ogni aggiornamento, da una parte o dall’altra, richiede di testare nuovamente la connessione. Una nuova versione dell’app, un aggiornamento del firmware, una telecamera sostituita. Questo lavoro ricade generalmente sul gestore, così come la relativa fattura.
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Due set di dati. Le assegnazioni vengono registrate nel software di parcheggio per l’ufficio. Entrate, uscite e pagamenti vengono registrati nel sistema di parcheggio. Ogni mese qualcuno deve riconciliare i dati per gli audit e i report destinati ai locatari.
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Una sola azienda contro un intero edificio. La maggior parte degli strumenti di parcheggio per l’ufficio viene acquistata da una sola azienda per il proprio personale. Con dieci locatari, un gestore può ritrovarsi con dieci strumenti diversi per la stessa barriera. Le poche piattaforme pensate per i proprietari immobiliari utilizzano comunque barriere e telecamere di un altro fornitore.
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In caso di interruzione della rete. Un software che apre la barriera tramite rete dipende da quella connessione. Un sistema di parcheggio in loco può continuare a gestire gli accessi offline.
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Il tempo effettivamente necessario. «Operativo in pochi giorni» sembra interessante. Ma prima serve un sistema di parcheggio funzionante, poi l’integrazione, poi i test e solo dopo il software. La parte veloce è l’ultima fase.
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Sistema di parcheggio integrato e software di parcheggio per l’ufficio: confronto
| Criterio | Sistema di parcheggio integrato (SKIDATA) | Software di parcheggio per l’ufficio tradizionale |
|---|---|---|
| Apre la barriera | Sì. L’autorizzazione e la barriera fanno parte dello stesso sistema | Non autonomamente. Richiede un’integrazione o un dispositivo aggiuntivo alla barriera, e alcuni strumenti non lo consentono affatto |
| Riconoscimento targhe | Integrato, dalla telecamera all’autorizzazione | Fornito da un altro partner, quando collegato |
| Barriere, terminali, telecamere | Forniti e manutenuti da SKIDATA | Non fanno parte del prodotto |
| Assistenza in caso di guasto | Hardware e software coperti da un unico contratto | Supporto solo software. Una barriera guasta è di competenza del fornitore dell’hardware |
| Interfacce da mantenere | Nessuna tra autorizzazioni e accesso | Almeno una, da testare dopo ogni aggiornamento di una delle due parti |
| Pagamento e convalida | Integrati, incluso il parcheggio pubblico a pagamento | Generalmente non inclusi nel prodotto |
| Visitatori, fornitori, prestatori di servizi | Stesse regole e stesso sistema utilizzati per i dipendenti | Al massimo visitatori preregistrati. Tutto il resto resta gestito dal sistema di parcheggio |
| Più locatari e parcheggi | Più aziende e parcheggi in un unico portale web B2B | Generalmente progettato per il personale di una sola azienda |
| Accesso equo a posti limitati | Equità a livello di edificio: limiti per azienda e prodotto, incluso il numero di persone che possono parcheggiare contemporaneamente, applicati dal sistema di parcheggio stesso | Equità all’interno di un’azienda: punti, liste d’attesa, rilascio automatico |
| Prenotazione di uffici e sale riunioni | Non disponibile. Gli strumenti di terze parti si collegano tramite SKIDATA Connect | Talvolta inclusa |
| Dati per audit e report ai locatari | Un’unica fonte affidabile: autorizzazioni, entrate, uscite, pagamenti | Almeno due sistemi da riconciliare |
| Interruzione della rete | Il sistema in loco continua a gestire gli accessi offline | L’apertura della barriera tramite rete dipende dalla connessione |
| Tempo per avere un parcheggio operativo | Un unico progetto. JBG Smith ha migrato 64 corsie in due fasi, da due a quattro settimane ciascuna | Sistema di parcheggio, poi integrazione, poi test, poi software |
| Costo totale | Un unico contratto per l’intero parcheggio, come progetto o abbonamento con SKIDATA MSaaS | Licenza per utente o per posto, in aggiunta al sistema di parcheggio e all’integrazione |
In sintesi: un sistema di parcheggio integrato gestisce l’intero parcheggio direzionale, dalla barriera al portale di amministrazione di ogni locatario, con un unico contratto e un’unica registrazione di tutti gli eventi. Un software di parcheggio per l’ufficio aggiunge un livello di assegnazione per i dipendenti di un’azienda sopra il sistema di parcheggio di un altro fornitore.
Cosa copre un sistema di parcheggio integrato come SKIDATA per gli immobili direzionali?
In un immobile direzionale, SKIDATA gestisce entrambi gli aspetti: chi può parcheggiare e la barriera che consente l’ingresso. Autorizzazioni e controllo accessi formano un unico sistema, gestito dall’operatore e utilizzato da tutti i locatari.
• I locatari gestiscono le proprie persone. L’amministratore di ciascuna azienda aggiunge i dipendenti, assegna un prodotto di parcheggio e un periodo di validità, quindi definisce l’identificativo: targa, codice QR, tessera o badge. Le persone possono essere bloccate o rimosse in pochi secondi.
• Visitatori senza chiamare la reception. I locatari creano autonomamente gli accessi per i visitatori, con fascia oraria e targa o codice QR. Il visitatore riceve le informazioni via e-mail.
• Il gestore definisce i limiti. Limiti di parcheggio per azienda e prodotto, incluso il numero di dipendenti che possono parcheggiare contemporaneamente. L’equità tra locatari è integrata.
• Un’unica configurazione per l’intero portafoglio. Più aziende e parcheggi operano in un solo portale web B2B e un amministratore può gestire più aziende.
• Tutto il resto nello stesso sistema. Riconoscimento targhe, barriere, pagamento, convalida, ricarica di veicoli elettrici, supervisione e reportistica.
Queste funzioni non sono prodotti separati assemblati tra loro. Sono moduli di SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), una piattaforma software ibrida per il parcheggio fornita in abbonamento. Il self-service dei locatari, le prenotazioni online, il pagamento automatico e il riconoscimento targhe operano sulla stessa piattaforma che controlla le barriere; il gestore può aggiungere moduli man mano che cambiano le esigenze dell’edificio.
In pratica: JBG Smith gestisce da un’unica sala di controllo il parcheggio di oltre 300 locatari a Crystal City, Washington D.C., con 64 corsie e circa 12.000 posti auto. L’azienda dichiara circa 1 milione di dollari di risparmi operativi annui. Torre Caleido, a Madrid, utilizza il riconoscimento targhe per un accesso senza ticket a 2.000 posti condivisi tra più gruppi di utenti.
Ciò che SKIDATA non fa: non è uno strumento di prenotazione di uffici o sale riunioni. Un locatario che desidera pianificare uffici e parcheggio in un’unica app per dipendenti può comunque utilizzare un software di parcheggio per l’ufficio. Questo si collega a SKIDATA tramite SKIDATA Connect, affinché il gestore mantenga un unico sistema di parcheggio per l’intero edificio.
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Sistema di parcheggio integrato o software di parcheggio per l’ufficio: quale soluzione è adatta al vostro immobile direzionale?
Più locatari, sedi e tipologie di traffico avete, più un sistema integrato risulta conveniente. Più il problema riguarda i dipendenti di una sola azienda, più è appropriato un software di parcheggio per l’ufficio.
| La vostra situazione | Soluzione più adatta |
|---|---|
| Più locatari condividono lo stesso parcheggio | Sistema di parcheggio integrato come SKIDATA |
| Più parcheggi o un intero portafoglio | Sistema di parcheggio integrato come SKIDATA |
| Dipendenti, visitatori, fornitori e parcheggio pubblico a pagamento nello stesso garage | Sistema di parcheggio integrato come SKIDATA |
| Il vecchio sistema di parcheggio deve comunque essere sostituito | Sistema di parcheggio integrato come SKIDATA, con possibile aggiunta successiva di un software per l’ufficio se un locatario lo desidera |
| Una sola azienda, il proprio parcheggio, una barriera funzionante e il problema è l’equità tra dipendenti in modalità ibrida | Software di parcheggio per l’ufficio aggiunto al sistema di parcheggio |
| La pianificazione di uffici, sale e parcheggi in un’unica app per dipendenti è indispensabile | Software di parcheggio per l’ufficio collegato al sistema di parcheggio |
| Nessuna barriera, nessuna telecamera, solo un elenco di posti | Solo software di parcheggio per l’ufficio |
Cosa deve richiedere una gara d’appalto per il parcheggio aziendale? Otto domande per ogni fornitore
| Domanda | Risposta di SKIDATA |
|---|---|
| Un conducente è bloccato alla barriera alle 8:15. Chi chiamare e chi invia un tecnico? | SKIDATA, per hardware e software coperti da un unico contratto |
| Quali interfacce esistono tra autorizzazioni e barriera e chi le testa dopo un aggiornamento? | Nessuna. Autorizzazioni e controllo accessi formano un unico sistema |
| Ogni locatario può gestire i propri dipendenti e visitatori entro i limiti da me definiti? | Sì. Gli amministratori dei locatari gestiscono le proprie persone, mentre il gestore definisce limiti per azienda e prodotto |
| Come vengono gestiti visitatori, fornitori, prestatori di servizi e clienti paganti? | Nello stesso sistema, inclusi pagamento e convalida |
| Più edifici e parcheggi possono operare in un’unica configurazione? | Sì. Più aziende e parcheggi in un unico portale web B2B |
| Cosa accade alla barriera in caso di interruzione della connessione di rete? | Il sistema in loco continua a gestire gli accessi offline |
| Come posso sostituire il sistema esistente senza lunghe chiusure delle corsie? | Per fasi. JBG Smith ha migrato 64 corsie in due fasi, da due a quattro settimane ciascuna |
| Quali certificazioni coprono cloud, assistenza e hosting? | ISO 27001, hosting sottoposto ad audit ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. I dati delle carte di pagamento non vengono archiviati nei sistemi SKIDATA |
Conclusione: quando un gestore di immobili direzionali dovrebbe scegliere un sistema di parcheggio integrato?
Un software di parcheggio per l’ufficio risolve un problema reale: l’accesso per il personale di una sola azienda. Un gestore di immobili direzionali ne ha un altro. Il parcheggio deve funzionare ogni mattina per tutti i locatari, visitatori e fornitori, con un’unica parte responsabile quando qualcosa non funziona. Questo è precisamente il ruolo di un sistema di parcheggio integrato.
Se state sostituendo un sistema di parcheggio per uffici o ne state pianificando uno nuovo, iniziate dalle domande riportate sopra. E se in seguito un locatario desidera un proprio strumento di pianificazione per il personale, non è un motivo per dividere il parcheggio in due sistemi. Può semplicemente collegarsi.
Per saperne di più:
• SKIDATA Office Parking: dati, referenze e prove
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referenza: JBG Smith, Washington D.C.
• Referenza: Caleido, Madrid
• Certificati SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)