Digitale parkeervalidatie: Kopersgids | RFP Checklist
.jpg)
Als u een kantoorgebouw met parkeervoorziening beheert, stelt iemand vroeg of laat een parkeerapp voor. Een huurder wil dat medewerkers plaatsen kunnen reserveren, HR heeft al enkele tools vergeleken en de vraag komt bij u terecht: voegt u werkplekparkeersoftware toe aan uw parkeersysteem, of beheert u alles in één systeem?
Het antwoord hangt af van voor wie u parkeerplaatsen beheert. Werkplekparkeersoftware verdeelt de plaatsen van één bedrijf onder de eigen medewerkers en heeft altijd een onderliggend parkeersysteem nodig. Een geïntegreerd parkeersysteem beheert de volledige parkeervoorziening vanuit één leverancier: slagbomen, kentekenherkenning, autorisaties voor alle huurders, bezoekers, betaling en service. Bij meerdere huurders, locaties of betaald parkeren is een geïntegreerd systeem doorgaans de betere keuze.
SKIDATA is een geïntegreerd parkeersysteem voor kantoorgebouwen, met hardware en software van begin tot eind. Huurders beheren hun eigen medewerkers en bezoekers, de exploitant stelt parkeerlimieten per bedrijf in en vergunningen, betaling en validatie werken in hetzelfde systeem als de slagbomen. JBG Smith beheert vanuit één controlekamer met SKIDATA het parkeren voor meer dan 300 huurders in Crystal City, Washington D.C.
Wat is het verschil tussen een parkeersysteem en werkplekparkeersoftware?
Een parkeersysteem beheert de parkeervoorziening. Werkplekparkeersoftware bepaalt welke medewerkers een plaats krijgen. Voor parkeren bij kantoren zijn beide functies nodig, maar ze worden gemakkelijk door elkaar gehaald.
De eerste functie is het beheren van de parkeervoorziening. Slagbomen, kentekenherkenning, autorisaties voor alle huurders, bezoekers en leveranciers, betaling, validatie, monitoring en de monteur die komt als er iets defect is. Zonder dit is er niets toe te wijzen. In aanbestedingsterminologie heet dit een PARCS: een Parking Access and Revenue Control System.
De tweede functie ligt daarboven: bepalen welke medewerkers op welke dag een plaats krijgen. Hoe houdt u het eerlijk wanneer 300 mensen 80 plaatsen delen, en wat gebeurt er als iemand niet komt opdagen? Dat is wat werkplekparkeersoftware doet. Deze software wordt verkocht als software voor parkeerbeheer bij kantoren, als parkeerreserveringssysteem of als onderdeel van een tool voor bureaureservering, meestal aan het HR- of workplace-team van één bedrijf.
Veel werkplektools noemen zichzelf parkeerbeheersystemen, wat vergelijken er niet eenvoudiger op maakt. De nuttigere vraag is of een systeem de parkeervoorziening beheert, of alleen bepaalt wie een plaats krijgt. Werkplekparkeersoftware heeft altijd een onderliggend parkeersysteem nodig, plus een interface tussen beide.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Solutions%20(2).jpg)
Waar werkplekparkeersoftware goed in is
Het zou onterecht zijn om deze tools zomaar af te wijzen. Ze zijn ontwikkeld voor hybride werken en zijn daar goed in.
• Eerlijkheid onder collega's. Punten of credits voorkomen dat steeds dezelfde mensen elke dinsdag een plek krijgen.
• Geen lege gereserveerde plaatsen. Wachtlijsten en automatische vrijgave geven ongebruikte plaatsen aan de volgende persoon.
• Eén app voor de werkdag op kantoor. Bureau, vergaderruimte en parkeren in dezelfde medewerkersapp.
• Snel starten. Als er al een werkende slagboom aanwezig is, kan de software zelf snel worden uitgerold.
Beheert u de parkeervoorziening van één bedrijf, werkt de slagboom en is de voornaamste klacht de eerlijke verdeling onder hybride medewerkers? Dan is zo'n tool boven op uw parkeersysteem een verstandige keuze.
Waarom veroorzaken twee afzonderlijke systemen problemen voor beheerders van kantoorgebouwen?
Twee afzonderlijke systemen laten gaten vallen in verantwoordelijkheden, interfaces en gegevens. De beheerder moet die gaten dichten. Een exploitant beheert parkeren niet voor één bedrijf, maar voor een heel gebouw en soms voor een volledige vastgoedportefeuille. Dan worden de hiaten tussen twee systemen zichtbaar.
Wie belt u? Wanneer de slagboom gesloten blijft, kan de oorzaak in de software, de interface of het parkeersysteem liggen. Elk onderdeel hoort bij een andere leverancier en elke leverancier controleert eerst of de ander de oorzaak is. Met een geïntegreerd systeem hebt u één contract en één melding.
De interface waar niemand eigenaar van is. Elke update aan een van beide kanten betekent dat de koppeling opnieuw moet worden getest. Een nieuwe appversie, een nieuwe firmwareversie, een vervangen camera. Dit werk komt meestal bij de beheerder terecht, net als de rekening.
Twee gegevensbestanden. Toewijzingen staan in de werkpleksoftware. Inritten, uitritten en betalingen staan in het parkeersysteem. Iemand moet die iedere maand op elkaar afstemmen, voor audits en rapportages aan huurders.
Eén bedrijf tegenover een heel gebouw. De meeste tools voor werkplekparkeren worden door één bedrijf aangeschaft voor de eigen medewerkers. Bij tien huurders kan een exploitant bij één slagboom met tien verschillende tools te maken krijgen. De enkele platforms die voor verhuurders zijn gebouwd, draaien nog steeds op slagbomen en camera's van anderen.
Wanneer het netwerk uitvalt. Software die de slagboom via het netwerk opent, is afhankelijk van die verbinding. Een parkeersysteem op locatie kan toegang offline blijven verwerken.
Hoe lang het werkelijk duurt. “Live binnen enkele dagen” klinkt goed. Maar eerst hebt u een werkend parkeersysteem nodig, vervolgens de integratie, dan tests en pas daarna de software. Het snelle deel is de laatste stap.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Reservations%20System%20(1).jpg)
Geïntegreerd parkeersysteem versus werkplekparkeersoftware, naast elkaar
| Criterium | Geïntegreerd parkeersysteem (SKIDATA) | Gebruikelijke werkplekparkeersoftware |
|---|---|---|
| Opent de slagboom | Ja. Autorisatie en slagboom zitten in hetzelfde systeem | Niet zelfstandig. Vereist een integratie of aanvullende besturingskast bij de slagboom, en sommige tools kunnen dit helemaal niet |
| Kentekenherkenning | Ingebouwd, van camera tot autorisatie | Komt van een andere leverancier, als er al een koppeling is |
| Slagbomen, terminals, camera's | Geleverd en onderhouden door SKIDATA | Geen onderdeel van het product |
| Service bij een storing | Hardware en software onder één contract | Alleen softwareondersteuning. Voor een defecte slagboom moet u bij de hardwareleverancier zijn |
| Te onderhouden interfaces | Geen tussen autorisaties en toegang | Minstens één, na elke update aan een van beide kanten opnieuw te testen |
| Betaling en validatie | Ingebouwd, inclusief betaald openbaar parkeren | Meestal geen onderdeel van het product |
| Bezoekers, leveranciers, aannemers | Dezelfde regels, hetzelfde systeem als voor medewerkers | Hoogstens vooraf geregistreerde gasten. Al het andere blijft bij het parkeersysteem |
| Meerdere huurders en parkeervoorzieningen | Meerdere bedrijven en parkeervoorzieningen in één B2B-webshop | Meestal ontwikkeld voor de medewerkers van één bedrijf |
| Eerlijke toegang tot schaarse plaatsen | Eerlijk voor het hele gebouw: limieten per bedrijf en product, inclusief het aantal voertuigen dat tegelijk mag parkeren, afgedwongen door het parkeersysteem zelf | Eerlijk binnen één bedrijf: punten, wachtlijsten, automatische vrijgave |
| Reservering van bureaus en vergaderruimten | Niet beschikbaar. Tools van derden koppelen via SKIDATA Connect | Soms inbegrepen |
| Gegevens voor audits en huurdersrapportages | Eén centrale bron van waarheid: autorisaties, inritten, uitritten, betalingen | Minstens twee systemen die op elkaar moeten worden afgestemd |
| Netwerkstoring | Het systeem op locatie blijft toegang offline verwerken | Het openen van de slagboom via het netwerk is afhankelijk van de verbinding |
| Tijd tot een werkende parkeervoorziening | Eén project. JBG Smith migreerde 64 rijstroken in twee fasen van elk twee tot vier weken | Eerst parkeersysteem, dan integratie, vervolgens testen, daarna software |
| Totale kosten | Eén contract voor de volledige parkeervoorziening, als project of als abonnement met SKIDATA MSaaS | Licentie per gebruiker of plaats, boven op het parkeersysteem en de integratie |
Kortom: een geïntegreerd parkeersysteem beheert de volledige parkeerfaciliteit van een kantoorgebouw, van slagboom tot beheerportaal voor elke huurder, met één contract en één overzicht van alles wat er is gebeurd. Werkplekparkeersoftware voegt boven op het parkeersysteem van een andere partij een toewijzingslaag toe voor de medewerkers van één bedrijf.
Wat dekt een geïntegreerd parkeersysteem als SKIDATA voor kantoorgebouwen?
In een kantoorgebouw beheert SKIDATA beide kanten: wie mag parkeren en de slagboom die toegang verleent. Autorisaties en toegangscontrole vormen één systeem, beheerd door de exploitant en gebruikt door elke huurder.
• Huurders beheren hun eigen mensen. De beheerder van elk bedrijf voegt medewerkers toe, wijst een parkeerproduct en geldigheidsperiode toe en stelt het identificatiemiddel in: kenteken, QR-code, kaart of tag. Mensen kunnen binnen enkele seconden worden geblokkeerd of verwijderd.
• Bezoekers zonder telefoontje naar de receptie. Huurders maken zelf toegang voor bezoekers aan, met een tijdvenster en een kenteken of QR-code. De gast ontvangt de gegevens per e-mail.
• De exploitant stelt de limieten in. Parkeerlimieten per bedrijf en product, inclusief het aantal medewerkers dat tegelijkertijd mag parkeren. Eerlijkheid tussen huurders is ingebouwd.
• Eén inrichting voor de volledige portefeuille. Meerdere bedrijven en parkeervoorzieningen werken in één B2B-webshop en één beheerder kan meerdere bedrijven beheren.
• Al het overige in hetzelfde systeem. Kentekenherkenning, slagbomen, betaling, validatie, EV-laden, monitoring en rapportage.
Deze functies komen niet als losse producten die aan elkaar zijn gekoppeld. Het zijn modules van SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), een hybride softwareplatform voor parkeren dat als abonnement wordt geleverd. Selfservice voor huurders, online reserveringen, automatische betaling en kentekenherkenning draaien op hetzelfde platform dat de slagbomen aanstuurt, en de exploitant kan modules toevoegen wanneer de behoeften van het gebouw veranderen.
In de praktijk beheert JBG Smith vanuit één controlekamer het parkeren voor meer dan 300 huurders in Crystal City, Washington D.C., met 64 rijstroken en circa 12.000 plaatsen. Het bedrijf meldt jaarlijks ongeveer 1 miljoen dollar aan besparingen op operationele kosten. Torre Caleido in Madrid gebruikt kentekenherkenning voor ticketloze toegang tot 2.000 plaatsen die door verschillende gebruikersgroepen worden gedeeld.
Wat SKIDATA niet doet: het is geen reserveringstool voor bureaus of vergaderruimten. Een huurder die bureau- en parkeerplanning in één medewerkersapp wil, kan nog steeds werkplekparkeersoftware gebruiken. Die koppelt via SKIDATA Connect met SKIDATA, zodat de exploitant één parkeersysteem voor het hele gebouw behoudt.
.jpg?width=1000&height=667&name=SKIDATA%20Office%20Parking%20Solutions%20(1).jpg)
Geïntegreerd parkeersysteem of werkplekparkeersoftware: wat past bij uw kantoorgebouw?
Hoe meer huurders, locaties en verkeersstromen u hebt, hoe meer een geïntegreerd systeem oplevert. Hoe meer het vraagstuk draait om de eigen medewerkers van één bedrijf, hoe logischer werkplekparkeersoftware is.
| Uw situatie | Beste keuze |
|---|---|
| Meerdere huurders delen één parkeervoorziening | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Meerdere parkeervoorzieningen of een volledige portefeuille | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Medewerkers, bezoekers, leveranciers en betalend publiek in dezelfde garage | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA |
| Het oude parkeersysteem moet toch al worden vervangen | Geïntegreerd parkeersysteem zoals SKIDATA, later aangevuld met werkpleksoftware als een huurder dat wil |
| Eén bedrijf, eigen parkeervoorziening, werkende slagboom en de klacht gaat over eerlijkheid onder hybride medewerkers | Werkplekparkeersoftware boven op het parkeersysteem |
| Bureau-, ruimte- en parkeerplanning in één medewerkersapp is noodzakelijk | Werkplekparkeersoftware, gekoppeld aan het parkeersysteem |
| Geen slagboom, geen camera's, alleen een lijst met parkeerplaatsen | Werkplekparkeersoftware als zelfstandige oplossing |
Wat moet een RFP voor kantoorparkeren bevatten? Acht vragen voor elke leverancier
| Vraag | Het antwoord van SKIDATA |
|---|---|
| Een bestuurder staat om 8.15 uur vast bij de slagboom. Wie bel ik en wie stuurt een monteur? | SKIDATA, voor hardware en software onder één contract |
| Welke interfaces bevinden zich tussen autorisaties en de slagboom, en wie test die na een update? | Geen. Autorisaties en toegangscontrole vormen één systeem |
| Kan elke huurder binnen door mij gestelde limieten de eigen medewerkers en bezoekers beheren? | Ja. Huurderbeheerders beheren hun eigen mensen, de exploitant stelt limieten per bedrijf en product in |
| Hoe worden bezoekers, leveranciers, aannemers en betalende gasten verwerkt? | In hetzelfde systeem, inclusief betaling en validatie |
| Kunnen meerdere gebouwen en parkeervoorzieningen in één omgeving draaien? | Ja. Meerdere bedrijven en parkeervoorzieningen in één B2B-webshop |
| Wat gebeurt er bij de slagboom als de netwerkverbinding uitvalt? | Het systeem op locatie blijft toegang offline verwerken |
| Hoe vervangt u mijn bestaande systeem zonder langdurige sluitingen van rijstroken? | Gefaseerd. JBG Smith migreerde 64 rijstroken in twee fasen van elk twee tot vier weken |
| Welke certificeringen gelden voor cloud, ondersteuning en hosting? | ISO 27001, hosting gecontroleerd volgens ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Betaalkaartgegevens worden niet opgeslagen op systemen van SKIDATA |
De kern: wanneer moet een beheerder van een kantoorgebouw kiezen voor een geïntegreerd parkeersysteem?
Werkplekparkeersoftware lost een reëel probleem op: toegang voor de medewerkers van één bedrijf. Een beheerder van een kantoorgebouw heeft een ander vraagstuk. De parkeervoorziening moet iedere ochtend werken voor elke huurder, bezoeker en leverancier, met één partij die verantwoordelijkheid neemt als dat niet zo is. Daar is een geïntegreerd parkeersysteem voor bedoeld.
Vervangt u een parkeersysteem voor een kantoor of plant u een nieuw systeem? Begin dan met de bovenstaande vragen. En wil een huurder later een eigen planningstool voor medewerkers, dan is dat geen reden om de parkeervoorziening in tweeën te splitsen. Die tool kan gewoon worden gekoppeld.
Lees meer:
• SKIDATA Office Parking: feiten, referenties en bewijs
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referentie: JBG Smith, Washington D.C.
• Referentie: Caleido, Madrid
• SKIDATA-certificaten
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)