Solução de estacionamento sem bilhetes: O futuro da gestão de estacionamento
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Se gere um edifício de escritórios com parque de estacionamento, mais cedo ou mais tarde alguém sugere uma aplicação de estacionamento. Um inquilino pretende que os seus colaboradores possam reservar lugares, uma equipa de RH já comparou algumas ferramentas e a questão chega-lhe à secretária: deve adicionar software de estacionamento para o local de trabalho ao seu sistema de estacionamento ou gerir tudo num único sistema?
A resposta depende de quem vai estacionar. O software de estacionamento para o local de trabalho distribui os lugares de uma empresa pelos seus próprios colaboradores e necessita sempre de um sistema de estacionamento subjacente. Um sistema integrado de estacionamento gere todo o parque a partir de um único fornecedor: barreiras, reconhecimento de matrículas, autorizações para todos os inquilinos, visitantes, pagamento e assistência. Com vários inquilinos, vários locais ou estacionamento pago, o sistema integrado é geralmente a melhor escolha.
A SKIDATA é um sistema integrado de estacionamento para edifícios de escritórios, com hardware e software de ponta a ponta. Os inquilinos gerem os seus próprios colaboradores e visitantes, o operador define limites de estacionamento por empresa e as autorizações, o pagamento e a validação funcionam no mesmo sistema que as barreiras. A JBG Smith gere o estacionamento de mais de 300 inquilinos em Crystal City, Washington D.C., com a SKIDATA, a partir de uma única sala de controlo.
Qual é a diferença entre um sistema de estacionamento e software de estacionamento para o local de trabalho?
Um sistema de estacionamento gere o parque de estacionamento. O software de estacionamento para o local de trabalho decide que colaboradores recebem um lugar. Um edifício de escritórios precisa de ambas as funções, que são fáceis de confundir.
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A primeira função é gerir o parque de estacionamento. Barreiras, reconhecimento de matrículas, autorizações para todos os inquilinos, visitantes e fornecedores, pagamento, validação, monitorização e o técnico que comparece quando algo avaria. Sem isto, não há nada para atribuir. Em linguagem de contratação, chama-se PARCS: sistema de controlo de acessos e receitas de estacionamento.
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A segunda função sobrepõe-se à primeira: decidir que colaboradores têm lugar em cada dia. Como manter a equidade quando 300 pessoas partilham 80 lugares e o que acontece quando alguém não aparece. É isso que faz o software de estacionamento para o local de trabalho. É vendido como software de gestão de estacionamento para escritórios, como sistema de reserva de estacionamento ou como parte de uma ferramenta de reserva de postos de trabalho, normalmente às equipas de RH ou de gestão do local de trabalho de uma única empresa.
Muitas ferramentas para o local de trabalho apresentam-se como sistemas de gestão de estacionamento, o que não facilita a comparação. A questão mais útil é saber se um sistema gere o parque de estacionamento ou se apenas decide quem recebe um lugar. O software de estacionamento para o local de trabalho necessita sempre de um sistema de estacionamento subjacente, além de uma interface entre ambos.
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Em que é que o software de estacionamento para o local de trabalho se destaca
Seria injusto desvalorizar estas ferramentas. Foram criadas para o trabalho híbrido e são eficazes nessa função.
• Equidade entre colegas. Os pontos ou créditos garantem que as mesmas pessoas não ficam sempre com todas as terças-feiras.
• Sem lugares reservados vazios. As listas de espera e a libertação automática atribuem lugares não utilizados à pessoa seguinte.
• Uma única aplicação para o dia no escritório. Posto de trabalho, sala de reunião e estacionamento na mesma aplicação para colaboradores.
• Início rápido. Quando já existe uma barreira funcional, a implementação do software em si é rápida.
Se gere o parque de estacionamento de uma única empresa, a barreira funciona e a principal queixa é a falta de equidade entre colaboradores em regime híbrido, faz sentido utilizar uma ferramenta deste tipo sobre o seu sistema de estacionamento.
Porque é que dois sistemas separados causam problemas aos operadores de edifícios de escritórios?
Dois sistemas separados criam lacunas na responsabilização, nas interfaces e nos dados, e é o operador que tem de as resolver. Um operador não gere estacionamento para uma única empresa, mas para todo um edifício, por vezes para todo um portefólio. É aí que as falhas entre dois sistemas começam a tornar-se evidentes.
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A quem liga? Quando a barreira permanece fechada, a causa pode estar no software, na interface ou no sistema de estacionamento. Cada elemento pertence a um fornecedor diferente, e cada um começa por verificar se a responsabilidade é do outro. Com um sistema integrado, existe um único contrato e um único pedido de assistência.
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A interface que não tem responsável. Cada atualização de qualquer uma das partes exige testar novamente a ligação. Uma nova versão da aplicação, uma nova versão de firmware, uma câmara substituída. Normalmente, esse trabalho fica a cargo do operador, tal como a respetiva fatura.
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Dois conjuntos de registos. As atribuições estão no software para o local de trabalho. As entradas, saídas e pagamentos estão no sistema de estacionamento. Todos os meses, alguém tem de conciliar estes dados, para auditorias e relatórios aos inquilinos.
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Uma empresa versus todo um edifício. A maioria das ferramentas de estacionamento para o local de trabalho é adquirida por uma empresa para os seus próprios colaboradores. Com dez inquilinos, um operador pode acabar com dez ferramentas diferentes numa única barreira. As poucas plataformas concebidas para senhorios continuam a funcionar com as barreiras e câmaras de outro fornecedor.
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Quando a rede falha. O software que abre a barreira através da rede depende dessa ligação. Um sistema de estacionamento no local pode continuar a gerir os acessos offline.
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Quanto tempo demora realmente. «Em funcionamento em poucos dias» parece bem. Mas primeiro é necessário um sistema de estacionamento funcional, depois a integração, os testes e só então o software. A parte rápida é a última etapa.
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Sistema integrado de estacionamento vs. software para o local de trabalho, lado a lado
| Critério | Sistema integrado de estacionamento (SKIDATA) | Software típico de estacionamento para o local de trabalho |
|---|---|---|
| Abre a barreira | Sim. A autorização e a barreira fazem parte do mesmo sistema | Não por si só. Requer uma integração ou um equipamento adicional na barreira, e algumas ferramentas não o conseguem fazer de todo |
| Reconhecimento de matrículas | Integrado, desde a câmara até à autorização | É fornecido por outro fornecedor, quando está ligado |
| Barreiras, terminais, câmaras | Fornecidos e mantidos pela SKIDATA | Não fazem parte do produto |
| Assistência em caso de avaria | Hardware e software sob um único contrato | Apenas suporte de software. Uma barreira avariada é da responsabilidade do fornecedor de hardware |
| Interfaces a manter | Nenhuma entre autorizações e acessos | Pelo menos uma, testada novamente após cada atualização de qualquer uma das partes |
| Pagamento e validação | Integrados, incluindo estacionamento público pago | Normalmente não incluídos no produto |
| Visitantes, fornecedores, prestadores de serviços | As mesmas regras, o mesmo sistema dos colaboradores | Na melhor das hipóteses, convidados pré-registados. Tudo o resto continua no sistema de estacionamento |
| Vários inquilinos e parques de estacionamento | Várias empresas e parques de estacionamento numa loja online B2B | Normalmente concebido para os colaboradores de uma única empresa |
| Acesso equitativo a lugares escassos | Equidade em todo o edifício: limites por empresa e produto, incluindo quantas pessoas podem estacionar em simultâneo, aplicados pelo próprio sistema de estacionamento | Equidade dentro de uma empresa: pontos, listas de espera, libertação automática |
| Reserva de postos de trabalho e salas de reunião | Não disponível. As ferramentas de terceiros ligam-se através do SKIDATA Connect | Por vezes incluída |
| Registos para auditorias e relatórios aos inquilinos | Uma única fonte de verdade: autorizações, entradas, saídas, pagamentos | Pelo menos dois sistemas que exigem conciliação |
| Falha de rede | O sistema no local continua a gerir os acessos offline | A abertura da barreira através da rede depende da ligação |
| Tempo até ter um parque de estacionamento funcional | Um único projeto. A JBG Smith migrou 64 vias em duas fases de duas a quatro semanas cada | Sistema de estacionamento, depois integração, depois testes, depois software |
| Custo total | Um único contrato para todo o parque de estacionamento, como projeto ou subscrição com o SKIDATA MSaaS | Licença por utilizador ou lugar, acrescida ao sistema de estacionamento e à integração |
Em resumo: um sistema integrado de estacionamento gere todo o parque de estacionamento de um edifício de escritórios, desde a barreira ao portal de administração de cada inquilino, com um único contrato e um único registo de tudo o que aconteceu. O software de estacionamento para o local de trabalho acrescenta uma camada de atribuição para os colaboradores de uma empresa sobre o sistema de estacionamento de outro fornecedor.
O que abrange um sistema integrado de estacionamento como a SKIDATA para edifícios de escritórios?
Num edifício de escritórios, a SKIDATA gere ambas as vertentes: quem pode estacionar e a barreira que permite a entrada. As autorizações e o controlo de acessos constituem um único sistema, gerido pelo operador e utilizado por todos os inquilinos.
• Os inquilinos gerem as suas próprias pessoas. O administrador de cada empresa adiciona colaboradores, atribui um produto de estacionamento e um período de validade e define o identificador: matrícula, código QR, cartão ou etiqueta. As pessoas podem ser bloqueadas ou removidas em segundos.
• Visitantes sem telefonar para a receção. Os inquilinos criam autonomamente acessos para visitantes, com uma janela horária e uma matrícula ou código QR. O visitante recebe os detalhes por e-mail.
• O operador define os limites. Limites de estacionamento por empresa e produto, incluindo quantos colaboradores podem estacionar ao mesmo tempo. A equidade entre inquilinos está integrada.
• Uma única configuração para todo o portefólio. Várias empresas e parques de estacionamento funcionam numa única loja online B2B, e um administrador pode tratar de várias empresas.
• Tudo o resto no mesmo sistema. Reconhecimento de matrículas, barreiras, pagamento, validação, carregamento de veículos elétricos, monitorização e relatórios.
Estas funções não são produtos separados unidos entre si. São módulos do SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), uma plataforma híbrida de software de estacionamento fornecida por subscrição. O autosserviço dos inquilinos, as reservas online, o pagamento automático e o reconhecimento de matrículas funcionam na mesma plataforma que controla as barreiras, e o operador pode adicionar módulos à medida que as necessidades do edifício mudam.
Na prática: a JBG Smith gere o estacionamento de mais de 300 inquilinos em Crystal City, Washington D.C., com 64 vias e cerca de 12.000 lugares, a partir de uma única sala de controlo. A empresa indica poupanças operacionais anuais de cerca de 1 milhão de dólares. A Torre Caleido, em Madrid, utiliza o reconhecimento de matrículas para acesso sem bilhete a 2.000 lugares partilhados por vários grupos de utilizadores.
O que não faz: a SKIDATA não é uma ferramenta de reserva de postos de trabalho ou salas de reunião. Um inquilino que pretenda agendar postos de trabalho e estacionamento numa única aplicação para colaboradores pode continuar a utilizar software de estacionamento para o local de trabalho. Este liga-se à SKIDATA através do SKIDATA Connect, para que o operador mantenha um único sistema de estacionamento para todo o edifício.
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Sistema integrado de estacionamento ou software para o local de trabalho: qual é o mais adequado ao seu edifício de escritórios?
Quanto mais inquilinos, locais e tipos de tráfego tiver, mais compensará um sistema integrado. Quanto mais o problema disser respeito aos colaboradores de uma única empresa, mais sentido fará o software de estacionamento para o local de trabalho.
| A sua situação | Opção mais adequada |
|---|---|
| Vários inquilinos partilham um parque de estacionamento | Sistema integrado de estacionamento como a SKIDATA |
| Vários parques de estacionamento ou todo um portefólio | Sistema integrado de estacionamento como a SKIDATA |
| Colaboradores, visitantes, fornecedores e estacionamento público pago na mesma garagem | Sistema integrado de estacionamento como a SKIDATA |
| O antigo sistema de estacionamento tem de ser substituído de qualquer forma | Sistema integrado de estacionamento como a SKIDATA, com software para o local de trabalho adicionado mais tarde se um inquilino o pretender |
| Uma empresa, o seu próprio parque de estacionamento, uma barreira funcional e a queixa é a falta de equidade entre colaboradores em regime híbrido | Software de estacionamento para o local de trabalho sobre o sistema de estacionamento |
| O agendamento de postos de trabalho, salas e estacionamento numa única aplicação para colaboradores é indispensável | Software de estacionamento para o local de trabalho, ligado ao sistema de estacionamento |
| Sem barreira, sem câmaras, apenas uma lista de lugares | Software de estacionamento para o local de trabalho por si só |
O que deve incluir um caderno de encargos para estacionamento em escritórios? Oito perguntas para todos os fornecedores
| Pergunta | Resposta da SKIDATA |
|---|---|
| Um condutor fica retido na barreira às 8:15. A quem ligo e quem envia um técnico? | À SKIDATA, para hardware e software sob um único contrato |
| Que interfaces existem entre as autorizações e a barreira, e quem as testa após uma atualização? | Nenhuma. As autorizações e o controlo de acessos são um único sistema |
| Cada inquilino pode gerir os seus próprios colaboradores e visitantes dentro dos limites que defino? | Sim. Os administradores dos inquilinos gerem as suas pessoas, e o operador define limites por empresa e produto |
| Como são geridos visitantes, fornecedores, prestadores de serviços e clientes pagantes? | No mesmo sistema, incluindo pagamento e validação |
| Vários edifícios e parques de estacionamento podem funcionar numa única configuração? | Sim. Várias empresas e parques de estacionamento numa única loja online B2B |
| O que acontece na barreira quando a ligação de rede falha? | O sistema no local continua a gerir os acessos offline |
| Como substitui o meu sistema antigo sem longos encerramentos de vias? | Por fases. A JBG Smith migrou 64 vias em duas fases de duas a quatro semanas cada |
| Que certificações abrangem a cloud, o suporte e o alojamento? | ISO 27001, alojamento auditado segundo ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Os dados de cartões de pagamento não são armazenados nos sistemas da SKIDATA |
Conclusão: quando deve um operador de edifícios de escritórios escolher um sistema integrado de estacionamento?
O software de estacionamento para o local de trabalho resolve um problema real: o acesso para os colaboradores de uma empresa. Um operador de edifícios de escritórios tem um problema diferente. O parque de estacionamento tem de funcionar todas as manhãs para todos os inquilinos, visitantes e fornecedores, com uma entidade responsável quando algo não funciona. É para isso que serve um sistema integrado de estacionamento.
Se está a substituir um sistema de estacionamento para escritórios ou a planear um novo, comece pelas perguntas acima. E se mais tarde um inquilino pretender a sua própria ferramenta de agendamento para os colaboradores, isso não é motivo para dividir o parque de estacionamento em dois. Basta ligá-la.
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• SKIDATA Office Parking: factos, referências e provas
• SKIDATA B2B Parker Management
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• Referência: Caleido, Madrid
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• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)