Se opera um edifício de escritórios com parque de estacionamento, mais cedo ou mais tarde alguém irá propor uma aplicação de estacionamento. Um inquilino quer que os seus colaboradores reservem lugares, uma equipa de RH já comparou várias ferramentas e a questão chega-lhe à secretária: deve adicionar um software de estacionamento para o local de trabalho ao seu sistema de estacionamento ou gerir tudo num único sistema?
A resposta depende das pessoas para quem gere o estacionamento. Um software de estacionamento para o local de trabalho distribui os lugares de uma empresa pelos seus próprios colaboradores e requer sempre um sistema de estacionamento subjacente. Um sistema de estacionamento integrado gere todo o parque através de um único fornecedor: barreiras, reconhecimento de matrículas, autorizações para todos os inquilinos, visitantes, pagamentos e assistência. Com vários inquilinos, vários locais ou estacionamento pago, o sistema integrado é geralmente a melhor escolha.
A SKIDATA é um sistema de estacionamento integrado para edifícios de escritórios, com hardware e software de ponta a ponta. Os inquilinos gerem os seus próprios colaboradores e visitantes, o operador define limites de estacionamento por empresa e as autorizações, o pagamento e a validação funcionam no mesmo sistema que as barreiras. A JBG Smith gere, a partir de uma única sala de controlo e com a SKIDATA, o estacionamento de mais de 300 inquilinos em Crystal City, Washington D.C.
Um sistema de estacionamento opera o parque de estacionamento. Um software de estacionamento para o local de trabalho determina que colaboradores obtêm um lugar. Um parque de estacionamento de escritórios deve cumprir ambas as funções, que são fáceis de confundir.
A primeira função é operar o parque de estacionamento. Barreiras, reconhecimento de matrículas, autorizações para todos os inquilinos, visitantes e fornecedores, pagamento, validação, monitorização e o técnico que intervém em caso de avaria. Sem isto, não há nada para atribuir. Na linguagem dos concursos, chama-se PARCS: um sistema de controlo de acesso e receitas de estacionamento.
A segunda função surge por cima: decidir que colaboradores obtêm um lugar e em que dia. Como garantir equidade quando 300 pessoas partilham 80 lugares e o que acontece quando alguém não aparece? É isto que faz um software de estacionamento para o local de trabalho. É comercializado como software de gestão de estacionamento de escritório, sistema de reserva de estacionamento ou parte de uma ferramenta de reserva de postos de trabalho, geralmente junto de equipas de RH ou de gestão do local de trabalho de uma única empresa.
Muitas ferramentas de gestão do local de trabalho apresentam-se como sistemas de gestão de estacionamento, o que não facilita a comparação. A questão mais útil é saber se um sistema opera o parque de estacionamento ou se apenas decide quem obtém um lugar. Um software de estacionamento para o local de trabalho requer sempre um sistema de estacionamento subjacente, bem como uma interface entre ambos.
Seria injusto descartar estas ferramentas de imediato. Foram concebidas para o trabalho híbrido e são eficazes para esse fim.
• Equidade entre colegas. Os pontos ou créditos evitam que as mesmas pessoas fiquem com todas as terças-feiras.
• Sem lugares reservados vazios. As listas de espera e a libertação automática atribuem os lugares não utilizados à pessoa seguinte.
• Uma única aplicação para o dia no escritório. Posto de trabalho, sala de reunião e estacionamento na mesma aplicação para colaboradores.
• Arranque rápido. Quando já existe uma barreira operacional, a implementação do software é rápida.
Se gere o estacionamento de uma única empresa, a barreira funciona e a principal queixa está relacionada com a equidade entre colaboradores híbridos, adicionar uma ferramenta destas ao seu sistema de estacionamento é uma escolha sensata.
Dois sistemas separados criam lacunas ao nível das responsabilidades, interfaces e dados, e cabe ao operador resolvê-las. Um operador não gere o estacionamento de uma única empresa, mas sim o de todo um edifício ou até de um portefólio completo. É aí que as diferenças entre dois sistemas se tornam evidentes.
A quem ligar? Quando uma barreira permanece fechada, a causa pode estar no software, na interface ou no sistema de estacionamento. Cada elemento pertence a um fornecedor diferente e cada um começa por verificar se a responsabilidade é do outro. Com um sistema integrado, existe apenas um contrato e um único pedido de assistência.
A interface pela qual ninguém é responsável. Cada atualização, de qualquer um dos lados, obriga a testar novamente a ligação. Uma nova versão da aplicação, uma nova versão do firmware, uma câmara substituída. Este trabalho recai normalmente sobre o operador, tal como a fatura.
Dois conjuntos de dados. As atribuições são registadas no software de estacionamento para o local de trabalho. As entradas, saídas e pagamentos são registados no sistema de estacionamento. Alguém tem de os reconciliar todos os meses, para auditorias e relatórios destinados aos inquilinos.
Uma empresa contra um edifício inteiro. A maioria das ferramentas de estacionamento para o local de trabalho é adquirida por uma única empresa para os seus próprios colaboradores. Com dez inquilinos, um operador pode acabar com dez ferramentas diferentes para a mesma barreira. As poucas plataformas concebidas para proprietários continuam a funcionar com barreiras e câmaras de outro fornecedor.
Em caso de falha de rede. Um software que abre a barreira através da rede depende dessa ligação. Um sistema de estacionamento no local pode continuar a gerir os acessos offline.
O tempo realmente necessário. «Operacional em poucos dias» parece atrativo. Mas primeiro é necessário um sistema de estacionamento funcional, depois a integração, depois os testes e só então o software. A parte rápida é a última etapa.
| Critério | Sistema de estacionamento integrado (SKIDATA) | Software de estacionamento para o local de trabalho típico |
|---|---|---|
| Abre a barreira | Sim. A autorização e a barreira pertencem ao mesmo sistema | Não por si só. Requer integração ou um controlador adicional na barreira, e algumas ferramentas não permitem sequer esta opção |
| Reconhecimento de matrículas | Integrado, da câmara à autorização | Fornecido por outro prestador, quando está ligado |
| Barreiras, terminais, câmaras | Fornecidos e mantidos pela SKIDATA | Não fazem parte do produto |
| Assistência em caso de avaria | Hardware e software abrangidos por um único contrato | Apenas assistência ao software. Uma barreira avariada é da responsabilidade do fornecedor de hardware |
| Interfaces a manter | Nenhuma entre as autorizações e o acesso | Pelo menos uma, a testar após cada atualização de qualquer um dos lados |
| Pagamento e validação | Integrados, incluindo estacionamento público pago | Normalmente não incluídos no produto |
| Visitantes, fornecedores, prestadores de serviços | As mesmas regras e o mesmo sistema que para os colaboradores | No máximo, visitantes pré-registados. Tudo o resto continua a ser gerido pelo sistema de estacionamento |
| Vários inquilinos e parques de estacionamento | Várias empresas e parques de estacionamento numa loja online B2B | Geralmente concebido para os colaboradores de uma única empresa |
| Acesso equitativo a lugares limitados | Equidade à escala do edifício: limites por empresa e por produto, incluindo o número de pessoas que podem estacionar em simultâneo, aplicados pelo próprio sistema de estacionamento | Equidade dentro de uma empresa: pontos, listas de espera, libertação automática |
| Reserva de postos de trabalho e salas de reunião | Não disponível. Ferramentas de terceiros ligam-se através da SKIDATA Connect | Por vezes incluída |
| Dados para auditorias e relatórios para inquilinos | Uma única fonte de verdade: autorizações, entradas, saídas, pagamentos | Pelo menos dois sistemas a reconciliar |
| Falha de rede | O sistema no local continua a gerir os acessos offline | A abertura da barreira através da rede depende da ligação |
| Prazo para dispor de um estacionamento operacional | Um único projeto. A JBG Smith migrou 64 vias em duas fases de duas a quatro semanas cada | Sistema de estacionamento, depois integração, depois testes, depois software |
| Custo total | Um único contrato para todo o estacionamento, sob a forma de projeto ou subscrição com a SKIDATA MSaaS | Licença por utilizador ou por lugar, acrescida do sistema de estacionamento e da integração |
Em resumo: um sistema de estacionamento integrado gere todo o estacionamento de escritórios, da barreira ao portal de administração de cada inquilino, com um único contrato e um único registo de todos os eventos. Um software de estacionamento para o local de trabalho acrescenta uma camada de atribuição para os colaboradores de uma empresa sobre o sistema de estacionamento de outro fornecedor.
Num edifício de escritórios, a SKIDATA gere ambos os aspetos: quem pode estacionar e a barreira que permite a entrada. As autorizações e o controlo de acesso constituem um único sistema, operado pelo operador e utilizado por todos os inquilinos.
• Os inquilinos gerem as suas próprias pessoas. O administrador de cada empresa adiciona colaboradores, atribui um produto de estacionamento e um período de validade e, depois, define o identificador: matrícula, código QR, cartão ou crachá. As pessoas podem ser bloqueadas ou removidas em segundos.
• Visitantes sem contacto com a receção. Os inquilinos criam eles próprios os acessos para visitantes, com uma janela horária e uma matrícula ou código QR. O visitante recebe as informações por e-mail.
• O operador define os limites. Limites de estacionamento por empresa e por produto, incluindo o número de colaboradores que podem estacionar ao mesmo tempo. A equidade entre inquilinos está integrada.
• Uma configuração para todo o portefólio. Várias empresas e parques de estacionamento funcionam numa única loja online B2B e um administrador pode gerir várias empresas.
• Tudo o resto no mesmo sistema. Reconhecimento de matrículas, barreiras, pagamento, validação, carregamento de veículos elétricos, monitorização e relatórios.
Estas funções não são produtos separados ligados entre si. Constituem módulos da SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), uma plataforma híbrida de software de estacionamento disponibilizada por subscrição. O self-service dos inquilinos, as reservas online, o pagamento automático e o reconhecimento de matrículas funcionam na mesma plataforma que controla as barreiras; o operador pode adicionar módulos à medida que as necessidades do edifício evoluem.
Na prática: a JBG Smith gere, a partir de uma única sala de controlo, o estacionamento de mais de 300 inquilinos em Crystal City, Washington D.C., com 64 vias e cerca de 12 000 lugares. A empresa reporta cerca de 1 milhão de dólares em poupanças operacionais anuais. A Torre Caleido, em Madrid, utiliza o reconhecimento de matrículas para acesso sem bilhete a 2 000 lugares partilhados entre vários grupos de utilizadores.
O que a SKIDATA não faz: não é uma ferramenta de reserva de postos de trabalho ou salas de reunião. Um inquilino que pretenda planear postos de trabalho e estacionamento numa única aplicação para colaboradores pode continuar a utilizar um software de estacionamento para o local de trabalho. Este liga-se à SKIDATA através da SKIDATA Connect, para que o operador mantenha um único sistema de estacionamento para todo o edifício.
Quanto mais inquilinos, locais e tipos de tráfego tiver, mais rentável será um sistema integrado. Quanto mais o problema disser respeito aos colaboradores de uma única empresa, mais relevante será um software de estacionamento para o local de trabalho.
| A sua situação | Solução mais adequada |
|---|---|
| Vários inquilinos partilham o mesmo parque de estacionamento | Sistema de estacionamento integrado como a SKIDATA |
| Vários parques de estacionamento ou um portefólio inteiro | Sistema de estacionamento integrado como a SKIDATA |
| Colaboradores, visitantes, fornecedores e estacionamento público pago na mesma garagem | Sistema de estacionamento integrado como a SKIDATA |
| O sistema de estacionamento antigo tem de ser substituído de qualquer forma | Sistema de estacionamento integrado como a SKIDATA, com a possibilidade de adicionar posteriormente software para o local de trabalho se um inquilino o pretender |
| Uma única empresa, o seu próprio estacionamento, uma barreira funcional e o problema é a equidade entre colaboradores híbridos | Software de estacionamento para o local de trabalho adicionado ao sistema de estacionamento |
| O planeamento de postos de trabalho, salas e estacionamento numa única aplicação para colaboradores é indispensável | Software de estacionamento para o local de trabalho ligado ao sistema de estacionamento |
| Sem barreira, sem câmaras, apenas uma lista de lugares | Software de estacionamento para o local de trabalho autónomo |
| Pergunta | Resposta da SKIDATA |
|---|---|
| Um condutor fica bloqueado na barreira às 8h15. A quem ligar e quem envia um técnico? | À SKIDATA, para hardware e software abrangidos por um único contrato |
| Que interfaces existem entre as autorizações e a barreira e quem as testa após uma atualização? | Nenhuma. As autorizações e o controlo de acesso constituem um único sistema |
| Cada inquilino pode gerir os seus próprios colaboradores e visitantes dentro dos limites que defino? | Sim. Os administradores dos inquilinos gerem as suas pessoas, enquanto o operador define limites por empresa e por produto |
| Como são geridos visitantes, fornecedores, prestadores de serviços e clientes pagantes? | No mesmo sistema, incluindo pagamento e validação |
| Vários edifícios e parques de estacionamento podem funcionar numa única configuração? | Sim. Várias empresas e parques de estacionamento numa única loja online B2B |
| O que acontece na barreira em caso de falha da ligação de rede? | O sistema no local continua a gerir os acessos offline |
| Como posso substituir o meu sistema existente sem longos encerramentos de vias? | Por fases. A JBG Smith migrou 64 vias em duas fases de duas a quatro semanas cada |
| Que certificações abrangem a cloud, a assistência e o alojamento? | ISO 27001, alojamento auditado ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Os dados de cartões de pagamento não são armazenados nos sistemas SKIDATA |
Um software de estacionamento para o local de trabalho resolve um problema real: o acesso para os colaboradores de uma única empresa. Um operador de edifício de escritórios tem outro. O parque de estacionamento deve funcionar todas as manhãs para todos os inquilinos, visitantes e fornecedores, com uma única entidade responsável quando algo não funciona. É precisamente esse o papel de um sistema de estacionamento integrado.
Se está a substituir um sistema de estacionamento para escritórios ou a planear um novo, comece pelas questões acima. E se, mais tarde, um inquilino quiser a sua própria ferramenta de planeamento para os colaboradores, não há razão para dividir o estacionamento em dois. Pode simplesmente ligar-se.
Saiba mais:
• SKIDATA Office Parking: factos, referências e provas
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referência: JBG Smith, Washington D.C.
• Referência: Caleido, Madrid
• Certificados SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)