Si gestiona un edificio de oficinas con aparcamiento, tarde o temprano alguien propondrá una aplicación de parking. Un inquilino quiere que su personal reserve plazas, el equipo de RR. HH. ya ha comparado varias herramientas y la pregunta llega a su mesa: ¿añadir software de aparcamiento laboral a su sistema de parking o gestionarlo todo en un único sistema?
La respuesta depende de para quién gestione el aparcamiento. El software de aparcamiento laboral distribuye las plazas de una empresa entre sus propios empleados y siempre necesita un sistema de parking como base. Un sistema de parking integrado gestiona todo el aparcamiento con un único proveedor: barreras, reconocimiento de matrículas, autorizaciones para todos los inquilinos, visitantes, pago y servicio. Cuando hay varios inquilinos, varias ubicaciones o aparcamiento de pago, el sistema integrado suele ser la mejor opción.
SKIDATA es un sistema de parking integrado para edificios de oficinas, con hardware y software de extremo a extremo. Los inquilinos gestionan a sus propios empleados y visitantes, el operador establece límites de usuarios por empresa, y las autorizaciones, el pago y la validación funcionan en el mismo sistema que las barreras. JBG Smith gestiona el aparcamiento de más de 300 inquilinos en Crystal City, Washington D.C., con SKIDATA desde una única sala de control.
Un sistema de parking gestiona el aparcamiento. El software de aparcamiento laboral decide qué empleados obtienen una plaza. En los edificios de oficinas hacen falta ambas funciones, y es fácil confundirlas.
La primera función es gestionar el aparcamiento. Las barreras, el reconocimiento de matrículas, las autorizaciones para todos los inquilinos, visitantes y proveedores, el pago, la validación, la supervisión y el técnico que acude cuando algo falla. Sin esto, no hay nada que asignar. En el lenguaje de compras, se denomina PARCS: sistema de control de acceso e ingresos de aparcamiento.
La segunda función se sitúa por encima: decidir qué empleados obtienen una plaza y en qué día. Cómo mantener la equidad cuando 300 personas comparten 80 plazas y qué ocurre si alguien no se presenta. Eso es lo que hace el software de aparcamiento laboral. Se comercializa como software de gestión de aparcamientos de oficinas, sistema de reserva de plazas o como parte de una herramienta de reserva de puestos de trabajo, normalmente para el equipo de RR. HH. o de espacios de trabajo de una única empresa.
Muchas herramientas para el lugar de trabajo se llaman a sí mismas sistemas de gestión de aparcamientos, lo que no facilita la comparación. La pregunta más útil es si un sistema gestiona el aparcamiento o solo decide quién obtiene una plaza. El software de aparcamiento laboral siempre necesita un sistema de parking por debajo, además de una interfaz entre ambos.
Sería injusto descartar estas herramientas sin más. Se diseñaron para el trabajo híbrido y cumplen bien esa función.
• Equidad entre compañeros. Los puntos o créditos evitan que las mismas personas obtengan todos los martes.
• Sin plazas reservadas vacías. Las listas de espera y la liberación automática asignan las plazas no utilizadas a la siguiente persona.
• Una sola aplicación para la jornada en la oficina. Puesto de trabajo, sala de reuniones y aparcamiento en la misma aplicación para empleados.
• Puesta en marcha rápida. Cuando ya existe una barrera operativa, el despliegue del software es rápido.
Si gestiona el aparcamiento de una sola empresa, la barrera funciona y la principal queja es la equidad entre el personal híbrido, una herramienta de este tipo sobre su sistema de parking es una elección razonable.
Dos sistemas independientes dejan vacíos en responsabilidades, interfaces y datos, y el operador es quien debe resolverlos. Un operador no gestiona el aparcamiento de una sola empresa, sino de todo un edificio y, en ocasiones, de toda una cartera. Ahí es donde empiezan a hacerse visibles las brechas entre ambos sistemas.
¿A quién llama? Cuando la barrera permanece cerrada, la causa puede estar en el software, en la interfaz o en el sistema de parking. Cada elemento pertenece a un proveedor distinto y cada uno comprueba primero si la culpa es del otro. Con un sistema integrado hay un único contrato y una única incidencia.
La interfaz de la que nadie se responsabiliza. Cada actualización en cualquiera de las partes exige volver a comprobar la conexión. Una nueva versión de la aplicación, una nueva versión de firmware, una cámara sustituida. Normalmente, ese trabajo recae en el operador, al igual que la factura.
Dos conjuntos de registros. Las asignaciones están en el software laboral. Las entradas, salidas y pagos están en el sistema de parking. Alguien debe conciliarlos todos los meses para las auditorías y los informes para inquilinos.
Una empresa frente a todo un edificio. La mayoría de las herramientas de aparcamiento laboral las adquiere una empresa para su propio personal. Con diez inquilinos, un operador puede acabar con diez herramientas distintas en una misma barrera. Las pocas plataformas diseñadas para propietarios siguen funcionando con las barreras y cámaras de otro proveedor.
Cuando falla la red. El software que abre la barrera a través de la red depende de esa conexión. Un sistema de parking in situ puede seguir gestionando el acceso sin conexión.
El tiempo real necesario. «En funcionamiento en días» suena bien. Pero primero necesita un sistema de parking operativo, después la integración, luego las pruebas y solo entonces el software. La parte rápida es el último paso.
| Criterio | Sistema de parking integrado (SKIDATA) | Software de aparcamiento laboral habitual |
|---|---|---|
| Abre la barrera | Sí. La autorización y la barrera forman parte del mismo sistema | No por sí solo. Necesita una integración o un dispositivo adicional en la barrera, y algunas herramientas ni siquiera pueden hacerlo |
| Reconocimiento de matrículas | Integrado, desde la cámara hasta la autorización | Lo proporciona otro proveedor, si es que está conectado |
| Barreras, terminales, cámaras | Suministrados y mantenidos por SKIDATA | No forman parte del producto |
| Servicio cuando algo falla | Hardware y software bajo un único contrato | Solo soporte de software. Una barrera averiada corresponde al proveedor de hardware |
| Interfaces que mantener | Ninguna entre autorizaciones y acceso | Al menos una, que debe volver a probarse tras cada actualización en cualquiera de las partes |
| Pago y validación | Integrados, incluido el aparcamiento público de pago | Normalmente no se incluyen en el producto |
| Visitantes, proveedores, contratistas | Las mismas reglas y el mismo sistema que para los empleados | Como mucho, invitados preregistrados. Todo lo demás sigue dependiendo del sistema de parking |
| Varios inquilinos y aparcamientos | Varias empresas y aparcamientos en una tienda web B2B | Normalmente diseñado para el personal de una sola empresa |
| Acceso equitativo a plazas escasas | Equidad en todo el edificio: límites por empresa y producto, incluido cuántas personas pueden aparcar a la vez, aplicados por el propio sistema de parking | Equidad dentro de una empresa: puntos, listas de espera, liberación automática |
| Reserva de puestos de trabajo y salas de reuniones | No se ofrece. Las herramientas de terceros se conectan mediante SKIDATA Connect | A veces se incluye |
| Registros para auditorías e informes para inquilinos | Una única fuente de información: autorizaciones, entradas, salidas y pagos | Al menos dos sistemas que deben conciliarse |
| Caída de red | El sistema in situ sigue gestionando el acceso sin conexión | La apertura de la barrera a través de la red depende de la conexión |
| Tiempo hasta disponer de un aparcamiento operativo | Un único proyecto. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de entre dos y cuatro semanas cada una | Sistema de parking, después integración, después pruebas y después software |
| Coste total | Un único contrato para todo el aparcamiento, como proyecto o suscripción con SKIDATA MSaaS | Licencia por usuario o plaza, además del sistema de parking y la integración |
En resumen: un sistema de parking integrado gestiona todo el aparcamiento de oficinas, desde la barrera hasta el portal de administración de cada inquilino, con un único contrato y un único registro de todo lo que ha ocurrido. El software de aparcamiento laboral añade una capa de asignación para los empleados de una empresa sobre el sistema de parking de otro proveedor.
En un edificio de oficinas, SKIDATA gestiona ambos aspectos: quién puede aparcar y la barrera que le permite entrar. Las autorizaciones y el control de acceso forman un único sistema, gestionado por el operador y utilizado por todos los inquilinos.
• Los inquilinos gestionan a sus propias personas. El administrador de cada empresa añade empleados, asigna un producto de aparcamiento y un periodo de validez, y define el identificador: matrícula, código QR, tarjeta o etiqueta. Las personas pueden bloquearse o eliminarse en segundos.
• Visitantes sin llamar a recepción. Los inquilinos crean por sí mismos el acceso para visitantes, con una franja horaria y una matrícula o código QR. El visitante recibe los datos por correo electrónico.
• El operador establece los límites. Límites de usuarios por empresa y producto, incluido el número de empleados que pueden aparcar al mismo tiempo. La equidad entre inquilinos está integrada.
• Una única configuración para toda la cartera. Varias empresas y aparcamientos funcionan en una sola tienda web B2B, y un administrador puede encargarse de varias empresas.
• Todo lo demás en el mismo sistema. Reconocimiento de matrículas, barreras, pago, validación, recarga de vehículos eléctricos, supervisión e informes.
Estas funciones no son productos independientes unidos entre sí. Son módulos de SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), una plataforma híbrida de software de parking suministrada mediante suscripción. El autoservicio para inquilinos, las reservas en línea, el pago automático y el reconocimiento de matrículas funcionan en la misma plataforma que controla las barreras, y el operador puede añadir módulos a medida que cambian las necesidades del edificio.
En la práctica: JBG Smith gestiona el aparcamiento de más de 300 inquilinos en Crystal City, Washington D.C., con 64 carriles y unas 12.000 plazas, desde una única sala de control. La empresa informa de un ahorro operativo anual de aproximadamente 1 millón de dólares. Torre Caleido en Madrid utiliza el reconocimiento de matrículas para el acceso sin ticket a 2.000 plazas compartidas por varios grupos de usuarios.
Lo que no hace: SKIDATA no es una herramienta de reserva de puestos de trabajo ni de salas de reuniones. Un inquilino que quiera planificar puestos y aparcamiento en una sola aplicación para empleados puede seguir utilizando software de aparcamiento laboral. Se conecta a SKIDATA mediante SKIDATA Connect, de modo que el operador mantiene un único sistema de parking para todo el edificio.
Cuantos más inquilinos, ubicaciones y tipos de tráfico tenga, más rentable será un sistema integrado. Cuanto más se centre el problema en los empleados de una sola empresa, más sentido tendrá el software de aparcamiento laboral.
| Su situación | La mejor opción |
|---|---|
| Varios inquilinos comparten un mismo aparcamiento | Sistema de parking integrado como SKIDATA |
| Varios aparcamientos o toda una cartera | Sistema de parking integrado como SKIDATA |
| Empleados, visitantes, proveedores y aparcamiento público de pago en el mismo garaje | Sistema de parking integrado como SKIDATA |
| El antiguo sistema de parking debe sustituirse de todos modos | Sistema de parking integrado como SKIDATA, con software laboral añadido más adelante si un inquilino lo desea |
| Una empresa, su propio aparcamiento, una barrera operativa y el problema es la equidad entre el personal híbrido | Software de aparcamiento laboral sobre el sistema de parking |
| Es imprescindible planificar puestos, salas y aparcamiento en una única aplicación para empleados | Software de aparcamiento laboral conectado al sistema de parking |
| Sin barrera, sin cámaras, solo una lista de plazas | Software de aparcamiento laboral por sí solo |
| Pregunta | La respuesta de SKIDATA |
|---|---|
| Un conductor se queda bloqueado en la barrera a las 8:15. ¿A quién llamo y quién envía a un técnico? | A SKIDATA, para hardware y software bajo un único contrato |
| ¿Qué interfaces hay entre las autorizaciones y la barrera, y quién las prueba después de una actualización? | Ninguna. Las autorizaciones y el control de acceso forman un único sistema |
| ¿Puede cada inquilino gestionar a sus propios empleados y visitantes dentro de los límites que establezco? | Sí. Los administradores de los inquilinos gestionan a sus personas y el operador establece límites por empresa y producto |
| ¿Cómo se gestionan los visitantes, proveedores, contratistas y clientes que pagan? | En el mismo sistema, incluidos el pago y la validación |
| ¿Pueden funcionar varios edificios y aparcamientos en una única configuración? | Sí. Varias empresas y aparcamientos en una única tienda web B2B |
| ¿Qué ocurre en la barrera cuando falla la conexión de red? | El sistema in situ sigue gestionando el acceso sin conexión |
| ¿Cómo sustituye mi sistema existente sin cerrar los carriles durante mucho tiempo? | Por fases. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de entre dos y cuatro semanas cada una |
| ¿Qué certificaciones cubren la nube, el soporte y el alojamiento? | ISO 27001, alojamiento auditado según ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Los datos de tarjetas de pago no se almacenan en sistemas de SKIDATA |
El software de aparcamiento laboral resuelve un problema real: el acceso para el personal de una empresa. Un operador de edificios de oficinas tiene otro distinto. El aparcamiento debe funcionar cada mañana para todos los inquilinos, visitantes y proveedores, con una parte responsable cuando algo no funciona. Para eso existe un sistema de parking integrado.
Si va a sustituir un sistema de parking de oficinas o planifica uno nuevo, empiece por las preguntas anteriores. Y si más adelante un inquilino quiere su propia herramienta de planificación para su personal, no hay motivo para dividir el aparcamiento en dos. Puede conectarla fácilmente.
Más información:
• SKIDATA Office Parking: datos, referencias y pruebas
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referencia: JBG Smith, Washington D.C.
• Referencia: Caleido, Madrid
• Certificados de SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)