Si gestiona un edificio de oficinas con aparcamiento, tarde o temprano alguien propondrá una aplicación de aparcamiento. Un inquilino quiere que su plantilla reserve plazas, el equipo de RR. HH. ya ha comparado varias herramientas y la pregunta llega a su mesa: ¿debe añadir un software de aparcamiento para oficinas a su sistema de aparcamiento o gestionarlo todo en un único sistema?
La respuesta depende de para quién gestiona el aparcamiento. Un software de aparcamiento para oficinas distribuye las plazas de una empresa entre sus propios empleados y siempre requiere un sistema de aparcamiento subyacente. Un sistema de aparcamiento integrado gestiona todo el aparcamiento con un único proveedor: barreras, reconocimiento de matrículas, autorizaciones para todos los inquilinos y visitantes, pagos y servicio. Cuando hay varios inquilinos, varias ubicaciones o aparcamiento de pago, el sistema integrado suele ser la mejor opción.
SKIDATA es un sistema de aparcamiento integrado para edificios de oficinas, con hardware y software de extremo a extremo. Los inquilinos gestionan a sus propios empleados y visitantes, el operador establece límites de aparcamiento por empresa, y las autorizaciones, el pago y la validación funcionan en el mismo sistema que las barreras. JBG Smith gestiona desde una única sala de control, con SKIDATA, el aparcamiento de más de 300 inquilinos en Crystal City, Washington D.C.
Un sistema de aparcamiento opera el aparcamiento. Un software de aparcamiento para oficinas determina qué empleados obtienen una plaza. Un aparcamiento de oficinas debe cumplir ambas funciones, que se confunden fácilmente.
La primera función consiste en operar el aparcamiento. Las barreras, el reconocimiento de matrículas, las autorizaciones para todos los inquilinos, visitantes y proveedores, los pagos, la validación, la supervisión y el técnico que interviene en caso de avería. Sin todo ello, no hay nada que asignar. En el lenguaje de las licitaciones, esto se denomina PARCS: un sistema de control de acceso e ingresos de aparcamiento.
La segunda función se sitúa por encima: decidir qué empleados obtienen una plaza y qué día. ¿Cómo garantizar la equidad cuando 300 personas comparten 80 plazas y qué ocurre cuando alguien no se presenta? Eso es lo que hace un software de aparcamiento para oficinas. Se comercializa como software de gestión de aparcamiento de oficina, sistema de reserva de aparcamiento o parte de una herramienta de reserva de puestos de trabajo, normalmente para los equipos de RR. HH. o workplace de una única empresa.
Muchas herramientas de gestión del trabajo se presentan como sistemas de gestión de aparcamiento, lo que no facilita la comparación. La pregunta más útil es si un sistema opera el aparcamiento o si solo decide quién obtiene una plaza. Un software de aparcamiento para oficinas siempre necesita un sistema de aparcamiento subyacente y una interfaz entre ambos.
Sería injusto descartar estas herramientas sin más. Se han diseñado para el trabajo híbrido y son eficaces para ese uso.
• Equidad entre compañeros. Los puntos o créditos evitan que las mismas personas consigan todas las plazas de los martes.
• Sin plazas reservadas vacías. Las listas de espera y la liberación automática asignan las plazas no utilizadas a la siguiente persona.
• Una sola aplicación para la jornada en la oficina. Puesto de trabajo, sala de reuniones y aparcamiento en la misma aplicación para empleados.
• Puesta en marcha rápida. Cuando ya existe una barrera operativa, el despliegue del software es rápido.
Si gestiona el aparcamiento de una sola empresa, la barrera funciona y la principal queja es la equidad entre empleados híbridos, añadir una herramienta de este tipo a su sistema de aparcamiento es una decisión acertada.
Dos sistemas independientes crean vacíos de responsabilidad, interfaces y datos, y corresponde al operador cubrirlos. Un operador no gestiona el aparcamiento de una sola empresa, sino el de un edificio completo o incluso de toda una cartera. Ahí es donde se hacen visibles las diferencias entre dos sistemas.
¿A quién llamar? Cuando una barrera permanece cerrada, la causa puede estar en el software, la interfaz o el sistema de aparcamiento. Cada elemento pertenece a un proveedor distinto y cada uno comprueba primero si el problema corresponde al otro. Con un sistema integrado, solo hay un contrato y una incidencia.
La interfaz de la que nadie se responsabiliza. Cada actualización, de cualquiera de las partes, obliga a probar de nuevo la conexión. Una nueva versión de la aplicación, una actualización del firmware, una cámara sustituida. Este trabajo suele recaer en el operador, al igual que la factura.
Dos conjuntos de datos. Las asignaciones se registran en el software de aparcamiento para oficinas. Las entradas, salidas y pagos se registran en el sistema de aparcamiento. Alguien debe conciliarlos cada mes para las auditorías y los informes destinados a los inquilinos.
Una empresa frente a un edificio entero. La mayoría de las herramientas de aparcamiento para oficinas las adquiere una sola empresa para su propio personal. Con diez inquilinos, un operador puede acabar con diez herramientas diferentes para una misma barrera. Las pocas plataformas diseñadas para propietarios siguen funcionando con barreras y cámaras de otro proveedor.
Cuando falla la red. Un software que abre la barrera a través de la red depende de esa conexión. Un sistema de aparcamiento local puede seguir gestionando los accesos sin conexión.
El tiempo que realmente se necesita. «Operativo en pocos días» suena atractivo. Pero primero se necesita un sistema de aparcamiento funcional, después la integración, luego las pruebas y solo entonces el software. La parte rápida es el último paso.
| Criterio | Sistema de aparcamiento integrado (SKIDATA) | Software de aparcamiento para oficinas convencional |
|---|---|---|
| Abre la barrera | Sí. La autorización y la barrera forman parte del mismo sistema | No por sí solo. Requiere una integración o un controlador adicional en la barrera, y algunas herramientas no lo permiten en absoluto |
| Reconocimiento de matrículas | Integrado, desde la cámara hasta la autorización | Lo proporciona otro proveedor, cuando está conectado |
| Barreras, terminales, cámaras | Suministrados y mantenidos por SKIDATA | No forman parte del producto |
| Servicio en caso de avería | Hardware y software cubiertos por un único contrato | Solo asistencia de software. Una barrera averiada corresponde al proveedor de hardware |
| Interfaces que mantener | Ninguna entre las autorizaciones y el acceso | Al menos una, que debe probarse después de cada actualización de cualquiera de las partes |
| Pago y validación | Integrados, incluido el aparcamiento público de pago | Por lo general, no incluidos en el producto |
| Visitantes, proveedores, prestadores de servicios | Las mismas reglas y el mismo sistema que para los empleados | Como mucho, visitantes preregistrados. Todo lo demás sigue gestionándose mediante el sistema de aparcamiento |
| Varios inquilinos y aparcamientos | Varias empresas y aparcamientos en una tienda web B2B | Generalmente diseñado para el personal de una sola empresa |
| Acceso equitativo a plazas limitadas | Equidad a escala del edificio: límites por empresa y producto, incluido el número de personas que pueden aparcar simultáneamente, aplicados por el propio sistema de aparcamiento | Equidad dentro de una empresa: puntos, listas de espera y liberación automática |
| Reserva de puestos de trabajo y salas de reuniones | No se ofrece. Las herramientas de terceros se conectan mediante SKIDATA Connect | A veces incluida |
| Datos para auditorías e informes a inquilinos | Una única fuente de información: autorizaciones, entradas, salidas y pagos | Al menos dos sistemas que conciliar |
| Fallo de red | El sistema local sigue gestionando los accesos sin conexión | La apertura de la barrera a través de la red depende de la conexión |
| Plazo para disponer de un aparcamiento operativo | Un único proyecto. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de entre dos y cuatro semanas cada una | Sistema de aparcamiento, después integración, después pruebas y después software |
| Coste total | Un único contrato para todo el aparcamiento, como proyecto o suscripción con SKIDATA MSaaS | Licencia por usuario o por plaza, además del sistema de aparcamiento y la integración |
En resumen: un sistema de aparcamiento integrado gestiona todo el aparcamiento de oficinas, desde la barrera hasta el portal de administración de cada inquilino, con un único contrato y un único registro de todos los eventos. Un software de aparcamiento para oficinas añade una capa de asignación para los empleados de una empresa sobre el sistema de aparcamiento de otro proveedor.
En un edificio de oficinas, SKIDATA gestiona ambos aspectos: quién puede aparcar y la barrera que permite la entrada. Las autorizaciones y el control de acceso forman un único sistema, operado por el gestor y utilizado por todos los inquilinos.
• Los inquilinos gestionan a sus propias personas. El administrador de cada empresa añade empleados, asigna un producto de aparcamiento y un periodo de validez, y después define el identificador: matrícula, código QR, tarjeta o credencial. Las personas se pueden bloquear o eliminar en segundos.
• Visitantes sin llamar a recepción. Los inquilinos crean por sí mismos los accesos de visitantes, con una franja horaria y una matrícula o código QR. El visitante recibe la información por correo electrónico.
• El operador establece los límites. Límites de aparcamiento por empresa y producto, incluido el número de empleados que pueden aparcar al mismo tiempo. La equidad entre inquilinos está integrada.
• Una configuración para toda la cartera. Varias empresas y aparcamientos funcionan en una única tienda web B2B, y un administrador puede gestionar varias empresas.
• Todo lo demás en el mismo sistema. Reconocimiento de matrículas, barreras, pago, validación, recarga de vehículos eléctricos, supervisión e informes.
Estas funciones no son productos independientes ensamblados entre sí. Son módulos de SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), una plataforma híbrida de software de aparcamiento ofrecida por suscripción. El autoservicio de los inquilinos, las reservas en línea, el pago automático y el reconocimiento de matrículas funcionan en la misma plataforma que controla las barreras; el operador puede añadir módulos a medida que evolucionan las necesidades del edificio.
En la práctica: JBG Smith gestiona desde una única sala de control el aparcamiento de más de 300 inquilinos en Crystal City, Washington D.C., con 64 carriles y unas 12.000 plazas. La empresa informa de aproximadamente 1 millón de dólares de ahorro anual en costes operativos. Torre Caleido, en Madrid, utiliza el reconocimiento de matrículas para un acceso sin ticket a 2.000 plazas compartidas entre varios grupos de usuarios.
Lo que SKIDATA no hace: no es una herramienta de reserva de puestos de trabajo o salas de reuniones. Un inquilino que quiera planificar puestos de trabajo y aparcamiento en una misma aplicación para empleados puede seguir utilizando un software de aparcamiento para oficinas. Este se conecta a SKIDATA mediante SKIDATA Connect, para que el operador mantenga un único sistema de aparcamiento para todo el edificio.
Cuantos más inquilinos, ubicaciones y tipos de tráfico tenga, más rentable será un sistema integrado. Cuanto más se limite el problema a los empleados de una sola empresa, más adecuado será un software de aparcamiento para oficinas.
| Su situación | Solución más adecuada |
|---|---|
| Varios inquilinos comparten un mismo aparcamiento | Sistema de aparcamiento integrado como SKIDATA |
| Varios aparcamientos o una cartera completa | Sistema de aparcamiento integrado como SKIDATA |
| Empleados, visitantes, proveedores y aparcamiento público de pago en el mismo garaje | Sistema de aparcamiento integrado como SKIDATA |
| El antiguo sistema de aparcamiento debe sustituirse de todos modos | Sistema de aparcamiento integrado como SKIDATA, con la posibilidad de añadir después software de oficina si un inquilino lo desea |
| Una sola empresa, su propio aparcamiento, una barrera funcional y el problema es la equidad entre empleados híbridos | Software de aparcamiento para oficinas añadido al sistema de aparcamiento |
| Es imprescindible planificar puestos de trabajo, salas y aparcamiento en una única aplicación para empleados | Software de aparcamiento para oficinas conectado al sistema de aparcamiento |
| Sin barrera ni cámaras, solo una lista de plazas | Solo software de aparcamiento para oficinas |
| Pregunta | Respuesta de SKIDATA |
|---|---|
| Un conductor queda bloqueado en la barrera a las 8:15. ¿A quién se llama y quién envía a un técnico? | A SKIDATA, para hardware y software cubiertos por un único contrato |
| ¿Qué interfaces hay entre las autorizaciones y la barrera, y quién las prueba después de una actualización? | Ninguna. Las autorizaciones y el control de acceso forman un único sistema |
| ¿Puede cada inquilino gestionar a sus propios empleados y visitantes dentro de los límites que yo establezco? | Sí. Los administradores de los inquilinos gestionan a sus propias personas, mientras que el operador establece los límites por empresa y producto |
| ¿Cómo se gestionan los visitantes, proveedores, prestadores de servicios y clientes de pago? | En el mismo sistema, incluidos el pago y la validación |
| ¿Pueden funcionar varios edificios y aparcamientos en una misma configuración? | Sí. Varias empresas y aparcamientos en una única tienda web B2B |
| ¿Qué ocurre en la barrera si falla la conexión de red? | El sistema local sigue gestionando los accesos sin conexión |
| ¿Cómo sustituyo mi sistema actual sin largos cierres de carriles? | Por fases. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de entre dos y cuatro semanas cada una |
| ¿Qué certificaciones cubren la nube, la asistencia y el alojamiento? | ISO 27001, alojamiento auditado ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Los datos de tarjetas de pago no se almacenan en los sistemas SKIDATA |
Un software de aparcamiento para oficinas resuelve un problema real: el acceso del personal de una sola empresa. Un operador de edificios de oficinas tiene otro distinto. El aparcamiento debe funcionar cada mañana para todos los inquilinos, visitantes y proveedores, con una única parte responsable cuando no funciona. Ese es precisamente el papel de un sistema de aparcamiento integrado.
Si está sustituyendo un sistema de aparcamiento para oficinas o planificando uno nuevo, empiece por las preguntas anteriores. Y si más adelante un inquilino quiere su propia herramienta de planificación para su plantilla, no es motivo para dividir el aparcamiento en dos. Puede conectarse sin más.
Más información:
• SKIDATA Office Parking: datos, referencias y pruebas
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referencia: JBG Smith, Washington D.C.
• Referencia: Caleido, Madrid
• Certificados SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)