Si administra un edificio de oficinas con estacionamiento, tarde o temprano alguien propondrá una app de estacionamiento. Un arrendatario quiere que su personal reserve espacios, el equipo de RR. HH. ya comparó algunas herramientas y la pregunta llega a su escritorio: ¿agrega software de estacionamiento laboral a su sistema de estacionamiento o gestiona todo en un solo sistema?
La respuesta depende de para quién administra el estacionamiento. El software de estacionamiento laboral distribuye los espacios de una empresa entre sus propios empleados y siempre necesita un sistema de estacionamiento como base. Un sistema integrado de estacionamiento gestiona todo desde un solo proveedor: barreras, reconocimiento de patentes, permisos para cada arrendatario, visitantes, pagos y servicio. Cuando hay varios arrendatarios, distintos sitios o estacionamiento pagado, el sistema integrado suele ser la mejor alternativa.
SKIDATA es un sistema integrado de estacionamiento para edificios de oficinas, con hardware y software de punta a punta. Los arrendatarios gestionan a sus propios empleados y visitantes, el operador define límites de estacionamiento por empresa, y los permisos, pagos y validaciones funcionan en el mismo sistema que las barreras. JBG Smith gestiona el estacionamiento de más de 300 arrendatarios en Crystal City, Washington D.C., con SKIDATA desde una sola sala de control.
Un sistema de estacionamiento opera el recinto. El software de estacionamiento laboral decide qué empleados obtienen un espacio. En oficinas se necesitan ambas funciones, y es fácil confundirlas.
La primera función es operar el estacionamiento. Barreras, reconocimiento de patentes, permisos para cada arrendatario, visitantes y proveedores, pagos, validación, monitoreo y el técnico que llega cuando algo falla. Sin esto, no hay nada que asignar. En términos de licitación, se conoce como PARCS: un sistema de control de acceso e ingresos de estacionamiento.
La segunda función se superpone: decidir qué empleados reciben un espacio cada día. Cómo mantener la equidad cuando 300 personas comparten 80 espacios y qué ocurre cuando alguien no llega. Eso es lo que hace el software de estacionamiento laboral. Se comercializa como software de gestión de estacionamiento para oficinas, como sistema de reserva de estacionamientos o como parte de una herramienta de reserva de escritorios, por lo general para el equipo de RR. HH. o de gestión del lugar de trabajo de una sola empresa.
Muchas herramientas laborales se autodenominan sistemas de gestión de estacionamiento, lo que no facilita la comparación. La pregunta más útil es si un sistema opera el estacionamiento o solo decide quién recibe un espacio. El software de estacionamiento laboral siempre necesita un sistema de estacionamiento debajo, además de una interfaz entre ambos.
Sería injusto descartar estas herramientas. Fueron creadas para el trabajo híbrido y son eficaces para esa tarea.
• Equidad entre colegas. Los puntos o créditos evitan que las mismas personas se queden con todos los martes.
• Sin espacios reservados vacíos. Las listas de espera y la liberación automática entregan los espacios no utilizados a la siguiente persona.
• Una sola app para la jornada laboral. Escritorio, sala de reuniones y estacionamiento en la misma app para empleados.
• Implementación rápida. Cuando ya existe una barrera operativa, implementar el software es rápido.
Si administra el estacionamiento de una sola empresa, la barrera funciona y la principal queja es la equidad entre el personal híbrido, una herramienta de este tipo sobre su sistema de estacionamiento es una alternativa razonable.
Dos sistemas separados dejan vacíos en responsabilidades, interfaces y datos, y el operador debe resolverlos. Un operador no administra estacionamiento para una sola empresa, sino para todo un edificio y, en algunos casos, para una cartera completa. Ahí es donde comienzan a notarse las brechas entre dos sistemas.
¿A quién llama? Cuando la barrera permanece cerrada, la causa puede estar en el software, la interfaz o el sistema de estacionamiento. Cada uno pertenece a un proveedor distinto y cada uno primero verifica si la falla corresponde al otro. Con un sistema integrado hay un solo contrato y un solo ticket.
La interfaz de la que nadie se hace cargo. Cada actualización de cualquiera de las partes exige volver a probar la conexión. Una nueva versión de la app, una nueva versión de firmware o una cámara reemplazada. Ese trabajo suele recaer en el operador, al igual que la cuenta.
Dos conjuntos de registros. Las asignaciones están en el software laboral. Los ingresos, salidas y pagos están en el sistema de estacionamiento. Alguien debe conciliarlos cada mes, para auditorías e informes a los arrendatarios.
Una empresa versus un edificio completo. La mayoría de las herramientas de estacionamiento laboral son adquiridas por una empresa para su propio personal. Con diez arrendatarios, un operador puede terminar con diez herramientas distintas en una sola barrera. Las pocas plataformas creadas para propietarios todavía funcionan sobre las barreras y cámaras de otro proveedor.
Cuando se cae la red. El software que abre la barrera por la red depende de esa conexión. Un sistema de estacionamiento en sitio puede seguir gestionando el acceso sin conexión.
Cuánto tiempo toma realmente. "Operativo en días" suena bien. Pero primero necesita un sistema de estacionamiento funcional, luego la integración, después las pruebas y recién entonces el software. La parte rápida es el último paso.
| Criterio | Sistema integrado de estacionamiento (SKIDATA) | Software de estacionamiento laboral típico |
|---|---|---|
| Abre la barrera | Sí. El permiso y la barrera forman parte del mismo sistema | No por sí solo. Necesita una integración o un dispositivo adicional en la barrera, y algunas herramientas no pueden hacerlo en absoluto |
| Reconocimiento de patentes | Incorporado, desde la cámara hasta el permiso | Proviene de otro proveedor, si es que está conectado |
| Barreras, terminales, cámaras | Suministrados y mantenidos por SKIDATA | No forman parte del producto |
| Servicio cuando algo falla | Hardware y software bajo un solo contrato | Solo soporte de software. Una barrera dañada se deriva al proveedor de hardware |
| Interfaces que mantener | Ninguna entre permisos y acceso | Al menos una, que debe probarse nuevamente después de cada actualización de cualquiera de las partes |
| Pago y validación | Incorporados, incluido el estacionamiento público pagado | Por lo general, no están incluidos en el producto |
| Visitantes, proveedores, contratistas | Las mismas reglas y el mismo sistema que para los empleados | Como máximo, invitados preregistrados. Todo lo demás queda en el sistema de estacionamiento |
| Varios arrendatarios y estacionamientos | Varias empresas y estacionamientos en una tienda web B2B | Generalmente diseñado para el personal de una sola empresa |
| Acceso equitativo a espacios limitados | Equidad en todo el edificio: límites por empresa y producto, incluido cuántos pueden estacionar simultáneamente, aplicados por el propio sistema de estacionamiento | Equidad dentro de una empresa: puntos, listas de espera y liberación automática |
| Reserva de escritorios y salas de reuniones | No se ofrece. Las herramientas de terceros se conectan a través de SKIDATA Connect | A veces se incluye |
| Registros para auditorías e informes a arrendatarios | Una única fuente de información: permisos, ingresos, salidas y pagos | Al menos dos sistemas que deben conciliarse |
| Interrupción de red | El sistema en sitio sigue gestionando el acceso sin conexión | La apertura de barreras por red depende de la conexión |
| Tiempo hasta contar con un estacionamiento operativo | Un proyecto. JBG Smith migró 64 vías en dos fases de dos a cuatro semanas cada una | Sistema de estacionamiento, luego integración, después pruebas y finalmente software |
| Costo total | Un solo contrato para todo el estacionamiento, como proyecto o suscripción con SKIDATA MSaaS | Licencia por usuario o espacio, adicional al sistema de estacionamiento y la integración |
En resumen: un sistema integrado de estacionamiento gestiona todo el estacionamiento de oficinas, desde la barrera hasta el portal de administración de cada arrendatario, con un solo contrato y un único registro de todo lo ocurrido. El software de estacionamiento laboral agrega una capa de asignación para los empleados de una empresa sobre el sistema de estacionamiento de otro proveedor.
En un edificio de oficinas, SKIDATA gestiona ambos aspectos: quién puede estacionar y la barrera que le permite ingresar. Los permisos y el control de acceso forman un solo sistema, administrado por el operador y utilizado por todos los arrendatarios.
• Los arrendatarios gestionan a sus propias personas. El administrador de cada empresa agrega empleados, asigna un producto de estacionamiento y un período de vigencia, y define el identificador: patente, código QR, tarjeta o tag. Las personas pueden bloquearse o eliminarse en segundos.
• Visitantes sin llamar a recepción. Los arrendatarios crean por sí mismos los accesos para visitantes, con una franja horaria y una patente o código QR. El visitante recibe los datos por correo electrónico.
• El operador establece los límites. Límites de estacionamiento por empresa y producto, incluido cuántos empleados pueden estacionar al mismo tiempo. La equidad entre arrendatarios viene incorporada.
• Una configuración para toda la cartera. Varias empresas y estacionamientos funcionan en una sola tienda web B2B, y un administrador puede atender a varias empresas.
• Todo lo demás en el mismo sistema. Reconocimiento de patentes, barreras, pagos, validación, carga de vehículos eléctricos, monitoreo e informes.
Estas funciones no se presentan como productos separados unidos entre sí. Son módulos de SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), una plataforma híbrida de software de estacionamiento ofrecida por suscripción. El autoservicio para arrendatarios, las reservas en línea, el pago automático y el reconocimiento de patentes funcionan en la misma plataforma que controla las barreras, y el operador puede agregar módulos a medida que cambian las necesidades del edificio.
En la práctica: JBG Smith administra el estacionamiento de más de 300 arrendatarios en Crystal City, Washington D.C., con 64 vías y cerca de 12.000 espacios, desde una sola sala de control. La empresa informa aproximadamente USD 1 millón en ahorros operativos anuales. Torre Caleido en Madrid utiliza reconocimiento de patentes para acceso sin ticket a 2.000 espacios compartidos por varios grupos de usuarios.
Lo que no hace: SKIDATA no es una herramienta de reserva de escritorios o salas de reuniones. Un arrendatario que quiera programar escritorios y estacionamiento en una sola app para empleados aún puede utilizar software de estacionamiento laboral. Se conecta a SKIDATA a través de SKIDATA Connect, de modo que el operador conserva un sistema de estacionamiento para todo el edificio.
Mientras más arrendatarios, ubicaciones y tipos de tránsito tenga, más rentable será un sistema integrado. Mientras más se centre el problema en los empleados de una sola empresa, más sentido tendrá el software de estacionamiento laboral.
| Su situación | Mejor alternativa |
|---|---|
| Varios arrendatarios comparten un estacionamiento | Sistema integrado de estacionamiento como SKIDATA |
| Varios estacionamientos o una cartera completa | Sistema integrado de estacionamiento como SKIDATA |
| Empleados, visitantes, proveedores y estacionamiento público pagado en el mismo recinto | Sistema integrado de estacionamiento como SKIDATA |
| De todas formas debe reemplazarse el sistema de estacionamiento antiguo | Sistema integrado de estacionamiento como SKIDATA, con software laboral agregado posteriormente si un arrendatario lo requiere |
| Una empresa, su propio estacionamiento, una barrera operativa y la queja es la equidad entre el personal híbrido | Software de estacionamiento laboral sobre el sistema de estacionamiento |
| Es indispensable programar escritorios, salas y estacionamiento en una sola app para empleados | Software de estacionamiento laboral, conectado al sistema de estacionamiento |
| Sin barrera ni cámaras, solo una lista de espacios | Software de estacionamiento laboral por sí solo |
| Pregunta | Respuesta de SKIDATA |
|---|---|
| Un conductor queda detenido en la barrera a las 8:15. ¿A quién llamo y quién envía a un técnico? | SKIDATA, para hardware y software bajo un solo contrato |
| ¿Qué interfaces hay entre los permisos y la barrera, y quién las prueba después de una actualización? | Ninguna. Los permisos y el control de acceso son un solo sistema |
| ¿Puede cada arrendatario gestionar a sus propios empleados y visitantes dentro de los límites que defino? | Sí. Los administradores de los arrendatarios gestionan a sus personas y el operador establece límites por empresa y producto |
| ¿Cómo se gestionan los visitantes, proveedores, contratistas e invitados que pagan? | En el mismo sistema, incluidos el pago y la validación |
| ¿Pueden operar varios edificios y estacionamientos en una sola configuración? | Sí. Varias empresas y estacionamientos en una sola tienda web B2B |
| ¿Qué ocurre en la barrera cuando falla la conexión de red? | El sistema en sitio sigue gestionando el acceso sin conexión |
| ¿Cómo reemplazan mi sistema heredado sin cierres prolongados de vías? | Por etapas. JBG Smith migró 64 vías en dos fases de dos a cuatro semanas cada una |
| ¿Qué certificaciones cubren la nube, el soporte y el hosting? | ISO 27001, hosting auditado según ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Los datos de tarjetas de pago no se almacenan en sistemas SKIDATA |
El software de estacionamiento laboral resuelve un problema real: el acceso para el personal de una empresa. Un operador de edificio de oficinas tiene uno distinto. El estacionamiento debe funcionar cada mañana para todos los arrendatarios, visitantes y proveedores, con una sola parte responsable cuando no lo hace. Para eso existe un sistema integrado de estacionamiento.
Si está reemplazando un sistema de estacionamiento para oficinas o planificando uno nuevo, comience con las preguntas anteriores. Y si más adelante un arrendatario quiere su propia herramienta de programación para el personal, esa no es una razón para dividir el estacionamiento en dos. Simplemente puede conectarse.
Más información:
• SKIDATA Office Parking: datos, referencias y evidencia
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referencia: JBG Smith, Washington D.C.
• Referencia: Caleido, Madrid
• Certificados de SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)