Si opera un edificio de oficinas con estacionamiento, tarde o temprano alguien propondrá una aplicación de estacionamiento. Un arrendatario quiere que su personal reserve espacios, un equipo de RR. HH. ya comparó varias herramientas, y la pregunta llega a su escritorio: ¿conviene añadir un software de estacionamiento para oficinas al sistema de estacionamiento o gestionar todo en un solo sistema?
La respuesta depende de para quiénes administra el estacionamiento. Un software de estacionamiento para oficinas distribuye los espacios de una empresa entre sus propios colaboradores y siempre requiere un sistema de estacionamiento subyacente. Un sistema de estacionamiento integrado gestiona todo el estacionamiento con un solo proveedor: barreras, reconocimiento de patentes, autorizaciones para todos los arrendatarios, visitas, pagos y servicio. Cuando hay varios arrendatarios, varias ubicaciones o estacionamiento pagado, el sistema integrado suele ser la mejor opción.
SKIDATA es un sistema de estacionamiento integrado para edificios de oficinas, con hardware y software de punta a punta. Los arrendatarios gestionan a sus propios colaboradores y visitas, el operador establece límites de estacionamiento por empresa, y las autorizaciones, el pago y la validación funcionan en el mismo sistema que las barreras. JBG Smith administra, desde una sola sala de control y con SKIDATA, el estacionamiento de más de 300 arrendatarios en Crystal City, Washington D.C.
Un sistema de estacionamiento opera el estacionamiento. Un software de estacionamiento para oficinas determina qué colaboradores obtienen un espacio. Un estacionamiento de oficinas debe cumplir ambas funciones, que es fácil confundir.
La primera función es operar el estacionamiento. Esto incluye barreras, reconocimiento de patentes, autorizaciones para todos los arrendatarios, visitas y proveedores, pagos, validación, monitoreo y el técnico que interviene ante una falla. Sin eso, no hay nada que asignar. En el lenguaje de las licitaciones, se denomina PARCS: un sistema de control de acceso e ingresos de estacionamiento.
La segunda función opera por encima: decidir qué colaboradores obtienen un espacio y qué día. ¿Cómo se garantiza la equidad cuando 300 personas comparten 80 espacios y qué ocurre si alguien no llega? Eso es lo que hace un software de estacionamiento para oficinas. Se comercializa como software de gestión de estacionamiento de oficinas, sistema de reserva de estacionamiento o parte de una herramienta de reserva de puestos de trabajo, generalmente para los equipos de RR. HH. o workplace de una sola empresa.
Muchas herramientas de gestión del lugar de trabajo se presentan como sistemas de gestión de estacionamiento, lo que no facilita la comparación. La pregunta más útil es si un sistema opera el estacionamiento o si solo decide quién obtiene un espacio. Un software de estacionamiento para oficinas siempre requiere un sistema de estacionamiento subyacente y una interfaz entre ambos.
Sería injusto descartar estas herramientas de plano. Fueron diseñadas para el trabajo híbrido y funcionan bien para ese propósito.
• Equidad entre colegas. Los puntos o créditos evitan que las mismas personas obtengan todos los martes.
• Sin espacios reservados vacíos. Las listas de espera y la liberación automática asignan los espacios no utilizados a la siguiente persona.
• Una sola aplicación para la jornada en la oficina. Puesto de trabajo, sala de reuniones y estacionamiento en la misma aplicación para colaboradores.
• Puesta en marcha rápida. Cuando ya existe una barrera operativa, la implementación del software en sí es rápida.
Si administra el estacionamiento de una sola empresa, la barrera funciona y la principal queja es la equidad entre colaboradores híbridos, añadir una herramienta de este tipo a su sistema de estacionamiento es una decisión sensata.
Dos sistemas separados generan brechas de responsabilidad, interfaces y datos, y es el operador quien debe resolverlas. Un operador no gestiona el estacionamiento de una sola empresa, sino el de un edificio completo o incluso de toda una cartera. Ahí es donde se hacen visibles las diferencias entre dos sistemas.
¿A quién llamar? Cuando una barrera permanece cerrada, la causa puede estar en el software, la interfaz o el sistema de estacionamiento. Cada elemento corresponde a un proveedor diferente y cada uno primero revisa si la responsabilidad es del otro. Con un sistema integrado, hay un solo contrato y un solo ticket.
La interfaz de la que nadie se hace responsable. Cada actualización, de uno u otro lado, obliga a volver a probar la conexión. Una nueva versión de la aplicación, una nueva versión del firmware, una cámara reemplazada. Este trabajo normalmente recae en el operador, al igual que la factura.
Dos conjuntos de datos. Las asignaciones se registran en el software de estacionamiento para oficinas. Las entradas, salidas y pagos se registran en el sistema de estacionamiento. Alguien debe conciliarlos cada mes para las auditorías y los informes destinados a los arrendatarios.
Una empresa frente a un edificio completo. La mayoría de las herramientas de estacionamiento para oficinas las compra una sola empresa para su propio personal. Con diez arrendatarios, un operador puede terminar con diez herramientas distintas para una misma barrera. Las pocas plataformas diseñadas para propietarios siguen funcionando con barreras y cámaras de otro proveedor.
Cuando falla la red. Un software que abre la barrera a través de la red depende de esa conexión. Un sistema de estacionamiento local puede seguir gestionando los accesos sin conexión.
El tiempo que realmente se necesita. «Operativo en pocos días» suena atractivo. Pero primero se necesita un sistema de estacionamiento funcional, luego la integración, después las pruebas y recién entonces el software. La parte rápida es el último paso.
| Criterio | Sistema de estacionamiento integrado (SKIDATA) | Software de estacionamiento para oficinas típico |
|---|---|---|
| Abre la barrera | Sí. La autorización y la barrera forman parte del mismo sistema | No por sí solo. Requiere una integración o un controlador adicional en la barrera, y algunas herramientas ni siquiera lo permiten |
| Reconocimiento de patentes | Integrado, desde la cámara hasta la autorización | Proporcionado por otro proveedor, cuando está conectado |
| Barreras, terminales, cámaras | Suministrados y mantenidos por SKIDATA | No forman parte del producto |
| Servicio ante fallas | Hardware y software cubiertos por un solo contrato | Solo soporte de software. Una barrera averiada corresponde al proveedor de hardware |
| Interfaces que mantener | Ninguna entre las autorizaciones y el acceso | Al menos una, que debe probarse después de cada actualización de cualquiera de las partes |
| Pago y validación | Integrados, incluido el estacionamiento público pagado | Por lo general, no están incluidos en el producto |
| Visitas, proveedores, contratistas | Las mismas reglas y el mismo sistema que para los colaboradores | Como máximo, visitas preregistradas. Todo lo demás sigue siendo gestionado por el sistema de estacionamiento |
| Varios arrendatarios y estacionamientos | Varias empresas y estacionamientos en una tienda web B2B | Generalmente diseñado para el personal de una sola empresa |
| Acceso equitativo a espacios limitados | Equidad a nivel del edificio: límites por empresa y por producto, incluido el número de personas que pueden estacionar simultáneamente, aplicados por el propio sistema de estacionamiento | Equidad dentro de una empresa: puntos, listas de espera, liberación automática |
| Reserva de escritorios y salas de reuniones | No se ofrece. Las herramientas de terceros se conectan mediante SKIDATA Connect | A veces incluida |
| Datos para auditorías e informes a arrendatarios | Una única fuente de información: autorizaciones, entradas, salidas y pagos | Al menos dos sistemas que deben conciliarse |
| Falla de red | El sistema local sigue gestionando los accesos sin conexión | La apertura de la barrera a través de la red depende de la conexión |
| Tiempo para contar con un estacionamiento operativo | Un solo proyecto. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de dos a cuatro semanas cada una | Sistema de estacionamiento, luego integración, luego pruebas y después software |
| Costo total | Un solo contrato para todo el estacionamiento, como proyecto o suscripción con SKIDATA MSaaS | Licencia por usuario o por espacio, además del sistema de estacionamiento y la integración |
En resumen: un sistema de estacionamiento integrado gestiona todo el estacionamiento de oficinas, desde la barrera hasta el portal de administración de cada arrendatario, con un solo contrato y un único registro de todos los eventos. Un software de estacionamiento para oficinas añade una capa de asignación para los colaboradores de una empresa sobre el sistema de estacionamiento de otro proveedor.
En un edificio de oficinas, SKIDATA gestiona ambos aspectos: quién puede estacionar y la barrera que permite el ingreso. Las autorizaciones y el control de acceso forman un solo sistema, operado por el administrador y utilizado por todos los arrendatarios.
• Los arrendatarios gestionan a sus propias personas. El administrador de cada empresa agrega colaboradores, asigna un producto de estacionamiento y un período de vigencia, y luego define el identificador: patente, código QR, tarjeta o credencial. Las personas pueden bloquearse o eliminarse en segundos.
• Visitas sin llamar a recepción. Los arrendatarios crean por sí mismos los accesos para visitas, con un horario y una patente o código QR. La visita recibe la información por correo electrónico.
• El operador establece los límites. Límites de estacionamiento por empresa y por producto, incluido el número de colaboradores que pueden estacionar al mismo tiempo. La equidad entre arrendatarios viene incorporada.
• Una configuración para toda la cartera. Varias empresas y estacionamientos funcionan en una sola tienda web B2B, y un administrador puede gestionar varias empresas.
• Todo lo demás en el mismo sistema. Reconocimiento de patentes, barreras, pagos, validación, carga de vehículos eléctricos, monitoreo e informes.
Estas funciones no son productos independientes ensamblados entre sí. Son módulos de SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS), una plataforma híbrida de software de estacionamiento ofrecida por suscripción. El autoservicio para arrendatarios, las reservas en línea, el pago automático y el reconocimiento de patentes funcionan en la misma plataforma que controla las barreras; el operador puede añadir módulos a medida que evolucionan las necesidades del edificio.
En la práctica: JBG Smith administra desde una sola sala de control el estacionamiento de más de 300 arrendatarios en Crystal City, Washington D.C., con 64 carriles y cerca de 12.000 espacios. La empresa informa aproximadamente US$1 millón en ahorros operativos anuales. Torre Caleido, en Madrid, utiliza reconocimiento de patentes para un acceso sin ticket a 2.000 espacios compartidos entre varios grupos de usuarios.
Lo que SKIDATA no hace: no es una herramienta de reserva de escritorios o salas de reuniones. Un arrendatario que quiera planificar escritorios y estacionamiento en una sola aplicación para colaboradores aún puede usar un software de estacionamiento para oficinas. Este se conecta a SKIDATA mediante SKIDATA Connect, para que el operador conserve un único sistema de estacionamiento para todo el edificio.
Cuantos más arrendatarios, ubicaciones y tipos de tráfico tenga, más rentable será un sistema integrado. Cuanto más se relacione el problema con los colaboradores de una sola empresa, más pertinente será un software de estacionamiento para oficinas.
| Su situación | La solución más adecuada |
|---|---|
| Varios arrendatarios comparten un mismo estacionamiento | Sistema de estacionamiento integrado como SKIDATA |
| Varios estacionamientos o toda una cartera | Sistema de estacionamiento integrado como SKIDATA |
| Colaboradores, visitas, proveedores y estacionamiento público pagado en el mismo estacionamiento | Sistema de estacionamiento integrado como SKIDATA |
| El antiguo sistema de estacionamiento debe reemplazarse de todos modos | Sistema de estacionamiento integrado como SKIDATA, con la opción de añadir más adelante software para oficinas si un arrendatario lo desea |
| Una sola empresa, su propio estacionamiento, una barrera funcional y el problema es la equidad entre colaboradores híbridos | Software de estacionamiento para oficinas añadido al sistema de estacionamiento |
| Es indispensable planificar escritorios, salas y estacionamiento en una sola aplicación para colaboradores | Software de estacionamiento para oficinas conectado al sistema de estacionamiento |
| Sin barrera ni cámaras, solo una lista de espacios | Solo software de estacionamiento para oficinas |
| Pregunta | Respuesta de SKIDATA |
|---|---|
| Un conductor queda detenido en la barrera a las 8:15. ¿A quién debe llamar y quién envía a un técnico? | A SKIDATA, para hardware y software cubiertos por un solo contrato |
| ¿Qué interfaces existen entre las autorizaciones y la barrera, y quién las prueba después de una actualización? | Ninguna. Las autorizaciones y el control de acceso forman un solo sistema |
| ¿Cada arrendatario puede gestionar a sus propios colaboradores y visitas dentro de los límites que yo defino? | Sí. Los administradores de los arrendatarios gestionan a sus personas, mientras el operador establece los límites por empresa y por producto |
| ¿Cómo se gestionan las visitas, proveedores, contratistas y clientes que pagan? | En el mismo sistema, incluidos el pago y la validación |
| ¿Pueden funcionar varios edificios y estacionamientos en una sola configuración? | Sí. Varias empresas y estacionamientos en una sola tienda web B2B |
| ¿Qué sucede en la barrera si falla la conexión de red? | El sistema local sigue gestionando los accesos sin conexión |
| ¿Cómo reemplazo mi sistema existente sin extensos cierres de carriles? | Por fases. JBG Smith migró 64 carriles en dos fases de dos a cuatro semanas cada una |
| ¿Qué certificaciones cubren la nube, el soporte y el alojamiento? | ISO 27001, alojamiento auditado ISAE 3402, ISO 9001, ISO 14001. Los datos de tarjetas de pago no se almacenan en los sistemas SKIDATA |
Un software de estacionamiento para oficinas resuelve un problema real: el acceso para el personal de una sola empresa. Un operador de edificios de oficinas tiene otro problema. El estacionamiento debe funcionar cada mañana para todos los arrendatarios, visitas y proveedores, con una sola parte responsable cuando no funciona. Ese es precisamente el rol de un sistema de estacionamiento integrado.
Si está reemplazando un sistema de estacionamiento para oficinas o planificando uno nuevo, comience por las preguntas anteriores. Y si posteriormente un arrendatario desea su propia herramienta de planificación para el personal, esa no es razón para dividir el estacionamiento en dos. Simplemente puede conectarse.
Más información:
• SKIDATA Office Parking: datos, referencias y pruebas
• SKIDATA B2B Parker Management
• SKIDATA Connect
• Referencia: JBG Smith, Washington D.C.
• Referencia: Caleido, Madrid
• Certificados SKIDATA
• SKIDATA Mobility Suite as a Service (MSaaS)